教學(xué)秘書工作論文
在高校里,教學(xué)秘書工作是關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié),是十分重要的,是保證學(xué)校教學(xué)管理正常進(jìn)行的保障。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的關(guān)于教學(xué)秘書工作論文的內(nèi)容,歡迎大家閱讀參考!
教學(xué)秘書工作論文篇1
淺析教學(xué)秘書工作
摘要:教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理體系中的一線管理人員,其整體綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平直接影響高校教學(xué)管理的質(zhì)量。就高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn),通過對教學(xué)秘書工作存在的問題進(jìn)行深入探討和分析,提出改進(jìn)措施,為高校教學(xué)管理提供更有價值、有效的服務(wù)。
關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書 教學(xué)管理 措施
隨著我國社會發(fā)展不斷前進(jìn),教育改革不斷深入,各高校辦學(xué)規(guī)模也呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢。教學(xué)秘書的素養(yǎng)和工作能力,直接影響高校教學(xué)管理的水平和質(zhì)量。作為一所高校,教學(xué)管理工作是中心內(nèi)容,而教學(xué)秘書則是教學(xué)工作中的重要參與者,直接實(shí)施者,是聯(lián)系教務(wù)處、院系、教師與學(xué)生的重要樞紐,是上傳下達(dá)的橋梁,是教學(xué)工作有序進(jìn)行的有力保障。
一、工作特點(diǎn)
1.服務(wù)性與協(xié)調(diào)性
教學(xué)秘書不但肩負(fù)著把系、學(xué)院及教務(wù)處所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度向系部教師宣傳的職責(zé),同時,也負(fù)責(zé)把教學(xué)相關(guān)的任務(wù)落實(shí)到每位學(xué)生,確保全校的教學(xué)活動正常開展。既下達(dá)任務(wù),也廣泛征求和聽取各教師和學(xué)生對教學(xué)管理工作的意見和建議,及時把信息和意見反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門。由此看來,教學(xué)秘書是上情下達(dá),下情上報的服務(wù)者,即為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持幫助,也為院(系)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息。身為教學(xué)秘書,不可能獨(dú)自處理所有繁瑣的教學(xué)事務(wù),還涉及與多部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。如何在最短時間內(nèi)利用手上的資源把問題理解清楚,再采用“取精去糟”的方式,積極地與別的部門聯(lián)系,有效地解決問題,這需要教學(xué)秘書具有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力。
此外,一旦管理部門所作出的決定和計劃等相關(guān)事務(wù)和院(系)的教學(xué)管理事務(wù)上存在差異和矛盾時,這就需要高校秘書及時的掌握相關(guān)事務(wù),并起到協(xié)調(diào)或者依據(jù)當(dāng)時情況結(jié)合實(shí)際的問題,做出應(yīng)對的措施,并及時上報于上級。達(dá)到協(xié)調(diào)各部門事務(wù)上一體化,從而促使所有教學(xué)事務(wù)有序進(jìn)行。
2.繁雜性與嚴(yán)謹(jǐn)性
教學(xué)秘書協(xié)助系主任管理日常的教學(xué)活動,內(nèi)容包括:排課、征訂教材、收集教學(xué)資料、教師工作量統(tǒng)計、檢查落實(shí)教學(xué)計劃執(zhí)行情況、調(diào)課情況、停課情況、學(xué)生成績管理、畢業(yè)生資格審核、各階段教學(xué)檢查、學(xué)生評教、教師互評、學(xué)生英語四六級、計算機(jī)等級考試報名、學(xué)籍檔案管理、成績管理、安排考試及監(jiān)考、各學(xué)期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學(xué)評估、教學(xué)文件的通知與下達(dá)及歸檔、教學(xué)情況通報、教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)工作等。如此冗雜的工作,卻不允許有一絲錯誤。做得好,理所當(dāng)然,默默無聞;一旦稍有疏忽,便會造成教學(xué)事故,受到各方譴責(zé)。這要求教學(xué)秘書有高度的責(zé)任心,每一件小事都必須考慮全面,親自操作,牽一發(fā)而動全身。
3.專業(yè)性
教學(xué)秘書,顧名思義是指從事與教學(xué)工作相關(guān)的具有輔助性質(zhì)的管理人員,它是教學(xué)管理隊(duì)伍中的基層工作者。但由于種種原因,部分高校對教學(xué)秘書的作用認(rèn)識不足,認(rèn)為教學(xué)秘書是打零工人員。實(shí)際上,教學(xué)秘書工作涉及面廣而繁雜,需要復(fù)合型人才才能勝任。教學(xué)秘書從事業(yè)務(wù)工作需要掌握口頭表達(dá)能力,文書寫作能力,溝通能力、公共管理等基礎(chǔ)知識。此外,由于經(jīng)常與學(xué)生接觸,還應(yīng)掌握心理學(xué)、教育理論知識、本院系專業(yè)學(xué)術(shù)背景、教學(xué)規(guī)律及教學(xué)特點(diǎn)等,并在工作中加以運(yùn)用,不斷總結(jié)提高工作水平。同時,需具有一定程度的計算機(jī)操作水平,熟練運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng),常用辦公軟件,能精確快速處理教學(xué)管理工作,為廣大師生提供快捷服務(wù)。
4.應(yīng)變性
在日常工作中,經(jīng)常遇到來自學(xué)生和院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教師的突發(fā)性事情,如臨時調(diào)課、停課等。這要求教學(xué)秘書要時刻保持清醒的頭腦,有較強(qiáng)的分析問題的能力,迅速果斷地處理這些突發(fā)性事故,盡可能在最短時間內(nèi)把問題解決。同時,應(yīng)變性也同樣運(yùn)用在處理同事之間和師生之間的關(guān)系上,做好溝通的樞紐,使大家能互相理解,成為和諧的整體。
二、教學(xué)秘書工作中存在的問題
1.工作繁忙,任務(wù)重
教學(xué)秘書是教學(xué)管理的實(shí)施者和組織者,工作內(nèi)容幾乎涉及院系日常教學(xué)管理的各個方面,如課表管理、學(xué)生選課管理、教師調(diào)停課管理、教學(xué)任務(wù)安排、考務(wù)管理、畢業(yè)論文(畢業(yè)設(shè)計)和學(xué)位資格審查、教師工作量核算和教學(xué)評估管理、檔案管理等。除此之外,還包括隨時處理突發(fā)事件,解答老師和學(xué)生的咨詢。據(jù)不完全統(tǒng)計,教學(xué)秘書的日常事務(wù)大概百余項(xiàng),可謂千頭萬緒。
2.待遇偏低,隊(duì)伍人員流動大
一直以來,教學(xué)秘書的崗位沒有得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視,普遍認(rèn)為其工作就是排課、調(diào)課、學(xué)籍管理、專門負(fù)責(zé)通知等簡單重復(fù)性的工作。一言蔽之,就是什么人都可以做,不同于教師崗位,還有專業(yè)學(xué)歷的要求。同時,由于工作太繁瑣,以致于都沒有計算教學(xué)秘書工作量的體系,甚至是無法計算,無法量化。因此,工作的難度和業(yè)績都不易體現(xiàn)出來,導(dǎo)致教學(xué)秘書與機(jī)關(guān)人員一起參加職稱評定時,處于相對劣勢。另外,教學(xué)秘書由于工作任務(wù)重,很少甚至不可能有機(jī)會參與科研項(xiàng)目,缺少科研成果,也是導(dǎo)致職稱評定難得原因之一。教學(xué)秘書晉升之路艱難,且工資待遇較低,導(dǎo)致在崗人員想方設(shè)法轉(zhuǎn)崗,也是較普遍現(xiàn)象,還使得該隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)參差不齊,整體素質(zhì)偏低,嚴(yán)重影響工作質(zhì)量和效率。
3.職業(yè)聲望較低
教學(xué)秘書普遍得不到應(yīng)有的尊重,部分領(lǐng)導(dǎo)和老師都認(rèn)為教學(xué)秘書就是后勤雜工,可有可無。再加上教學(xué)秘書工作屬性多為輔助性,工作成果不明顯,工作價值模糊,得不到相應(yīng)的認(rèn)可和尊重。
4.崗位職責(zé)不明
教學(xué)秘書既從屬于教務(wù)處,接受教務(wù)處的任務(wù)安排,同時又服從院系領(lǐng)導(dǎo)的安排,是在雙重領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行具體的管理工作。這就容易造成同一時間內(nèi)要接受來自不同上級安排的任務(wù)。再加上學(xué)校的各個部門、院(系)領(lǐng)導(dǎo)和師生們對教學(xué)秘書崗位的不了解,甚至把行政秘書、輔導(dǎo)員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學(xué)秘書來承擔(dān),導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作更加繁雜。
5.工作創(chuàng)新能力不夠 隨著高校辦學(xué)規(guī)模和學(xué)生人數(shù)的不斷擴(kuò)大,教學(xué)秘書的工作量也隨之猛增,個別院校為精簡人手,一個系部只安排一位教學(xué)秘書。繁重的工作任務(wù)使得教學(xué)秘書處于高壓狀態(tài),時刻準(zhǔn)備著處理各種事務(wù),根本沒有時間去接受培訓(xùn),知識也根本談不上更新,更別說創(chuàng)新。在現(xiàn)今社會,現(xiàn)代信息技術(shù)是提高管理水平的有效手段,例如各種教務(wù)系統(tǒng),這就需要教學(xué)秘書需要有嫻熟的計算機(jī)理論和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識。但由于教學(xué)秘書都忙于應(yīng)對繁雜的事務(wù),因此對科技方面的知識更不上社會的進(jìn)步,新知識的缺乏,造成工作效率的下降。
三、解決措施
1.改變觀念,重視教學(xué)秘書的工作
高校領(lǐng)導(dǎo)與教師應(yīng)該充分認(rèn)識和肯定教學(xué)秘書的工作,尊重其在教學(xué)管理中的地位,提高其職業(yè)認(rèn)同感和成就感。由于教學(xué)秘書的工作需要各部門,包括師生和輔導(dǎo)員的配合,學(xué)校有必要為教學(xué)秘書建立和諧的人際關(guān)系環(huán)境,保障教學(xué)秘書在整個教學(xué)體系中的地位。
2.建立明確的崗位制度
首先,健全的體制機(jī)制是根本保證,學(xué)校應(yīng)對教學(xué)秘書的崗位制定明確的工作職責(zé)范圍,并納入學(xué)校的規(guī)章制度,切實(shí)執(zhí)行。而不得隨意將任何后勤的雜事、瑣事交由教學(xué)秘書處理,模糊教學(xué)秘書的身份定位。
其次,建立合理的教學(xué)秘書晉升制度。目前,很多高校的教學(xué)秘書的職稱評定仍是與教師的要求一致,導(dǎo)致出現(xiàn)職稱評定難,薪酬增加難得現(xiàn)象。學(xué)校應(yīng)與實(shí)際結(jié)合,建立符合教學(xué)秘書工作性質(zhì)的績效評價體系,并且提高其服務(wù)對象―學(xué)生,在此過程中的參與度。當(dāng)然,與教學(xué)秘書有業(yè)務(wù)聯(lián)系的專職教師、行政同事、直接上級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)參與對教學(xué)秘書的績效測評,形成360度評估體系,使教學(xué)秘書通過綜合評估結(jié)果真正地認(rèn)識到自身存在的不足,加強(qiáng)自身建設(shè),提高其工作積極性。
3.提升教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)
一般高校都會有定期的教師培養(yǎng)計劃,而針對教學(xué)秘書的培養(yǎng)支出可謂少之又少,這也是教學(xué)秘書缺乏工作熱情的重要原因之一。作為教育管理的前線人員,不斷提升素質(zhì)和技能是極有必要。一方面,在招聘教學(xué)秘書過程中,要注重對高素質(zhì)人才的選拔,注重對綜合素質(zhì)的考核,這是教學(xué)隊(duì)伍質(zhì)量的有力保障。另一方面,對教學(xué)秘書的培訓(xùn),學(xué)校應(yīng)加大投入,定期有組織有計劃地進(jìn)行關(guān)于業(yè)務(wù)技能、服務(wù)意識、科研能力、教育心理學(xué)等方面的培訓(xùn)。尤其隨著當(dāng)今高校國際化的程度逐漸加深,與國內(nèi)各大高校甚至國外學(xué)府的合作交流頻繁,不斷吸取先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn),提高教秘的整體水平十分必要,且為迎接愈加專業(yè)化的教育環(huán)境提供有效的保障。
4.個人的提高與鍛煉
客觀條件的改善是保障,而主觀的努力是進(jìn)步的前提。首先,教學(xué)秘書需清楚認(rèn)識自己的職責(zé),作為教學(xué)活動的基層人員,應(yīng)具備強(qiáng)烈的責(zé)任心,服務(wù)師生。其次,但又不能滿足于應(yīng)付一般的教學(xué)日常工作,而是應(yīng)該主動學(xué)習(xí),學(xué)會思考。對于日常性的工作,能總結(jié)方法,創(chuàng)新工作思路。善于發(fā)現(xiàn)問題,采用新途徑、新方法解決問題,由于教學(xué)秘書的工作涉及面廣,因此還應(yīng)多學(xué)習(xí)管理范疇的知識,才能理解相關(guān)政策,把理論與實(shí)踐相結(jié)合,更好地適應(yīng)時代的發(fā)展。最后,教學(xué)秘書需熱愛自己的崗位,學(xué)會總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和不斷自省進(jìn)步,而不是一直埋怨外部環(huán)境的惡劣、領(lǐng)導(dǎo)的不重視。通過自身的努力,獲得師生、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的尊重與認(rèn)可。
5.鼓勵科研
教學(xué)秘書由于工作的屬性,很難有機(jī)會參與教學(xué)改革和教學(xué)管理方面的科研項(xiàng)目,同時也造成評職稱的道路艱難。學(xué)校應(yīng)采取鼓勵措施,使教學(xué)秘書參與科研。作為教學(xué)管理的一線人員,共同探討學(xué)校教學(xué)管理的方法,為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的意見與建議,互促互贏。
教學(xué)秘書作為教學(xué)管理服務(wù)人員,他們的作用不可替代。高校應(yīng)重視對教學(xué)秘書的培養(yǎng),為其發(fā)展提供必要的條件,使其全心全意為之奮斗。同時,教學(xué)秘書也應(yīng)不斷學(xué)習(xí),力爭成為服務(wù)、溝通、協(xié)調(diào)、育人、科研都精通的高素質(zhì)人才。
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