文秘畢業(yè)論文的范文
企業(yè)的秘書是企業(yè)的復(fù)合型人才,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)的管理要求很高,對(duì)企業(yè)文秘工作要求也越來越高。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于文秘畢業(yè)論文的范文的內(nèi)容,歡迎大家閱讀參考!
文秘畢業(yè)論文的范文篇1
淺談當(dāng)代秘書辦事能力
引 言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,秘書已經(jīng)發(fā)展成為一種獨(dú)特的職業(yè)。對(duì)這社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著越來越重要的作用。到今天,秘書已成為整個(gè)社會(huì)不可缺少的一部分。無論是在各企事業(yè)單位,還是個(gè)黨政機(jī)關(guān),秘書已成為整個(gè)社會(huì)不可取少的力量。正在為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做著巨大的貢獻(xiàn)。
隨著時(shí)代的進(jìn)步,人類已進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的21世紀(jì)。作為當(dāng)代秘書,他不但應(yīng)具備歷史秘書的寫作能力,更應(yīng)具備現(xiàn)代秘書的公關(guān)能力,同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有靈活運(yùn)用各種辦公軟件及駕駛汽車的能力,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止是人們所謂的“能說會(huì)道”“能吃能喝”或者“能提筆桿子”的秘書或者只是一個(gè)擺在辦公室里的美麗的花瓶了。
作為一名現(xiàn)代秘書,具有極強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性,因此,這就要求秘書必須具有極其深厚的寫作功底。如果不能牢實(shí)的掌握秘書知識(shí),不用知識(shí)武裝自己、不經(jīng)常給自己充電,那么他就不可能做好秘書工作,縱然他(她)生有一幅很好的身材與姣好的臉蛋,或者是有強(qiáng)大的后盾力量作為靠山,也難以勝任秘書工作。
這就要求他必須掌握相關(guān)的理論知識(shí),用知識(shí)武裝自己,這是當(dāng)代秘書最起碼的前提條件。無論是企業(yè)秘書還是涉外秘書,也無論是黨政秘書還是私人秘書,作為一個(gè)現(xiàn)代秘書,不但要熟悉并掌握秘書學(xué)的相關(guān)原理,清楚秘書人員所應(yīng)具備的文書管理、會(huì)議組織、商務(wù)談判、信訪工作、接待工作等等方面的知識(shí),并且還要不斷提高自己的寫作能力。
一、秘書簡(jiǎn)介
所謂‘秘書’,從字面意義上可以理解為密切跟隨領(lǐng)導(dǎo),為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)文書工作的一位辦公人員。
1.1秘書的起源
在我國(guó),"秘書"一詞最早出現(xiàn)于漢代:指帶有神秘色彩的圖書。因圖書不予公開,故稱為"秘書"。東漢后期:"秘書"不僅指物,也指機(jī)構(gòu)和人員。古代的秘書工作者,被稱為"史官"、"御史大夫"、"尚書"、"長(zhǎng)史"、"主簿"等。至清末,我國(guó)的秘書工作真正名實(shí)相符。辛亥革命后,秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。秘書一詞已完全擺脫了"圖書"的含義,從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼弧F涠瑢?duì)秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺(tái),對(duì)各級(jí)政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以"秘書"相稱。
1.2秘書及秘書辦事能力的重要性
一個(gè)優(yōu)秀的秘書要有睿智的頭腦,敏銳的洞察力,會(huì)協(xié)調(diào)所有員工的關(guān)系,要重視自己的存在,要體現(xiàn)自己的價(jià)值。
秘書在公司起著上傳下達(dá)的作用?,F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,越來越需要高素質(zhì)的秘書人才,所以我們要在提高自身素質(zhì)的同時(shí)要有自己的想法和思路,不斷接受新知識(shí),培養(yǎng)自己的工作和社交能力,按照公司的規(guī)章制度辦事,合理安排工作,提高工作效率。
秘書這個(gè)職位很重要,我們公司的秘書就做得很好,真正的做好了領(lǐng)導(dǎo)的左右臂。秘書代表的是自己的上司,起著上傳下達(dá)的作用,代表的是老板的形象,出差在外是代表著公司的形象。
二、秘書應(yīng)具備哪些辦事能力
秘書的辦事能力是指一個(gè)人對(duì)接受的任何一項(xiàng)任務(wù)的完成情況和臨機(jī)處理的能力,由多種能力綜合而成,反映出一個(gè)秘書的綜合素質(zhì),這些綜合素質(zhì)包括:專業(yè)能力、語言能力、交際能力、應(yīng)變能力、較強(qiáng)的文字工作能力、辦公自動(dòng)化所需的技術(shù)能力、理解和領(lǐng)會(huì)能力、分析和駕馭能力、溝通和協(xié)調(diào)能力、駕駛能力等。
2.1專業(yè)能力
熟悉工作,掌握工作規(guī)律,熟悉工作方法,了解對(duì)象,了解自己,才能工作自如。秘書主要應(yīng)當(dāng)熟悉會(huì)務(wù)、文書、查辦、信訪、接待禮儀、收集信息等專業(yè)知識(shí)。
秘書的工作職能涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場(chǎng)對(duì)秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。由此專業(yè)能力也是必不可少的。
要想做一名名符其實(shí)的秘書,還應(yīng)當(dāng)具有熟練掌握并運(yùn)用現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的能力。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中,隨著社會(huì)不斷地向前發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步,不會(huì)電腦,不懂得現(xiàn)代辦公軟件的運(yùn)用也還是不行的。身為一名現(xiàn)代秘書,不僅要學(xué)會(huì)電腦打字,還應(yīng)當(dāng)熟練地掌握EXCEL等現(xiàn)代辦公軟件的運(yùn)用。這樣才能更快速、更準(zhǔn)確的進(jìn)行現(xiàn)代辦公,才能真正體驗(yàn)“時(shí)間就是金錢”“速度就是效益創(chuàng)造效益”的現(xiàn)代辦公理念。
2.2語言能力
說話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。上傳下達(dá)、接待來客、來訪、洽談工作等等,都離不開說話,會(huì)說話是辦事成功的一個(gè)基本條件,也是處理好各種關(guān)系的一個(gè)基本條件。
會(huì)說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、明快條理、繁簡(jiǎn)得當(dāng)、態(tài)度誠(chéng)懇。同時(shí)還要有點(diǎn)說話的藝術(shù):感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。要明確認(rèn)識(shí)到語言能力是辦事成敗的一個(gè)重要因素,通過說話可以把各種事情辦得利利落落。
語言不僅僅只是指口述,它還包括肢體語言,很多人都知道身體語言在溝通中的作用。但是,在使用身體語言的時(shí)候,要注意身體語言使用的情境是否合適,是否與自己的角色相一致。少做無意義的動(dòng)作,以免分散對(duì)方的注意力,影響溝通效果
2.3交際能力
交際能力,處理人際關(guān)系是一門學(xué)問?!笆朗露疵鹘詫W(xué)問,人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際,見面就熟,使人很容易接近,也容易被人信賴,那么,辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力,多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,關(guān)鍵是出色地做好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作,起到真正的輔助作用。
由于辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快,現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展,特別是互聯(lián)網(wǎng)越來越滲透到我們?nèi)粘9ぷ骱蜕睿瑢?duì)秘書工作的影響也在加劇,現(xiàn)代秘書工作正在發(fā)生一場(chǎng)悄悄的但又深刻的革命,傳統(tǒng)的秘書工作如存檔,起草文件等,在秘書日常工作中所占的比重也越來越大。秘書處理人際關(guān)系的能力決定了秘書收集信息的質(zhì)量和數(shù)量。
交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。秘書要在不違紀(jì)和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人際關(guān)系,的確有一定的難度,但是必須明確,善于交際,使人容易接近,容易被人信賴,辦事成功率就高,速度就快,反之則不然。交際能力也反映出一個(gè)人的思想性格修養(yǎng),大多為人稱道的秘書人際關(guān)系都是很好的。
2.4應(yīng)變能力
秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變,不斷發(fā)展。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案和想象,常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符,把預(yù)定方案完全打亂。這就需要秘書臨機(jī)不亂,沉著鎮(zhèn)定,原則不變,迅速抉擇,靈活處置,達(dá)到預(yù)期目的。
2.5較強(qiáng)的文字工作能力 (收集信息能力)
能寫會(huì)道是很多職業(yè)都應(yīng)具有的基本素質(zhì),對(duì)于秘書而言,則要求更高。秘書要能說,善于表達(dá)自己的思維和見解,并讓領(lǐng)導(dǎo)能接受。日常工作中辦公室秘書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示,另一方面也要同具體的工作對(duì)象打交道。要達(dá)到預(yù)期的目的,就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交代的意圖。同時(shí)也要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對(duì)象的想法。
秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高,有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是:“信、達(dá)、雅”,準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、流暢、有韻味。文字工作能力的要求是:有較豐厚的文化知識(shí)、較高的政治理論水平,能盡快地熟悉黨和國(guó)家的政策,熟悉法規(guī),頭腦清楚,思路敏捷,有較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)、分辨能力和邏輯思維能力,加上豐富的詞匯、流暢的文筆等等。秘書不僅要經(jīng)常動(dòng)手用文字向領(lǐng)導(dǎo)反映一些重要的情況和重要的意見,而且要經(jīng)常代領(lǐng)導(dǎo)審閱一些匯報(bào)材料、報(bào)告等等,必要時(shí)還要把好文字關(guān)和起草文稿。
文字功底是離不開知識(shí)積累,因此我們也需要具備信息收集能力。作為秘書應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力和廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。秘書的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息,并且及時(shí)地向自己報(bào)告。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告,另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書,必要時(shí)代替上司起草講話稿等
開始進(jìn)公司的時(shí)候由于要打一些相關(guān)公文和通知,對(duì)于剛出大學(xué)的我來說不是那么的簡(jiǎn)單,但是我的專業(yè)就是文秘。重視的就是文字知識(shí),所以在工作上經(jīng)過長(zhǎng)期的磨練,現(xiàn)在應(yīng)付起來也就很順力多了。
2.6辦公自動(dòng)化使用的技術(shù)能力
隨著辦公設(shè)備現(xiàn)代化的發(fā)展,對(duì)掌握技術(shù)的要求已不僅限于專職人員。如操作計(jì)算機(jī)錄入、輸出和編輯文件,應(yīng)是每個(gè)秘書都應(yīng)掌握的技術(shù)。掌握一定的技術(shù)手段,對(duì)于提高工作效率、加快思維節(jié)奏,以適應(yīng)工作需要有著明顯的積極作用。
2.7理解和領(lǐng)會(huì)能力
理解和領(lǐng)會(huì)能力,就是要聽得快,聽得清,記得牢。為此,要有集中的注意力,靈敏的反應(yīng)力,深刻的理解力,牢固的記憶力,機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。要想做到這幾點(diǎn),首先我們要做到:
一是了解上司的工作內(nèi)容。了解公司目前有哪些計(jì)劃、上司要出席哪些會(huì)議、上司所負(fù)責(zé)部門的運(yùn)營(yíng)和管理等情況;作為秘書還應(yīng)了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),清楚知道誰、在哪、負(fù)責(zé)什么樣的業(yè)務(wù)等,這樣,就能在工作中根據(jù)自己的實(shí)際情況,迅速地采取對(duì)應(yīng)的行動(dòng),很好地完成文件、電報(bào)、電話等交流,高效率地輔助上司的工作。
二是了解上司的工作習(xí)慣、個(gè)人性格、價(jià)值觀等方面的東西。了解上司的個(gè)人情況,就可以有針對(duì)性、主動(dòng)地開展一些工作,彌補(bǔ)上司在能力上的一些不足,成為名付其實(shí)的助手。
三是了解上司的交往的范圍和一些家庭私事。只有熟悉上司的交往范圍和家庭私事,才能對(duì)各種突然出現(xiàn)的情況進(jìn)行妥善的處理。
2.8分析和駕馭能力
條理和駕馭能力,善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。秘書常常面對(duì)千頭萬緒、繁雜緊迫的情況,需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒,分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近,駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng),有條不紊。這就需要具備條理和駕馭事務(wù)的能力。
作為秘書需要有準(zhǔn)確的判斷能力,對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是,作為秘書,應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握,對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間,作為秘書應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己,從而提前做好準(zhǔn)備。
2.8.1能分析問題
盡管事情很急,但作為秘書人員仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施;在處理好這些問題之后,就要充分估計(jì)各種后果;如果有消極后果,就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度;另外,由于上司活動(dòng)日程的變更,要及時(shí)與有關(guān)方面(比如司機(jī))聯(lián)系,以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。
當(dāng)然,秘書應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些,但是,這些措施要求秘書一氣呵成,在兩三分鐘內(nèi)完成,因?yàn)榭偣彩O碌臅r(shí)間不會(huì)很多。于雪在分析各種問題時(shí),實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。
當(dāng)問題出現(xiàn)在你面前之后,你要能分析出問題的本質(zhì),它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問題。要能做到這一點(diǎn),就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識(shí)”;只有這樣,你就不管遇到什么問題都會(huì)不慌不忙,從容面對(duì)。
2.8.2具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)
把問題分析清楚了,還要有具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在問題面前,應(yīng)先想好孰先孰后,哪些措施應(yīng)該優(yōu)先,判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。
遇到問題了,就要想出解決問題的辦法,因此,秘書必須具備豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣,不管遇到什么問題,你都能找到靈活的解決辦法。
2.8.3能迅速采取行動(dòng)
想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候,秘書一定要鎮(zhèn)靜,如果你心里一著急,話就不一定說得明白;對(duì)方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事,那么,他可能也會(huì)跟著你著急。這樣,不僅浪費(fèi)時(shí)間,而且會(huì)把關(guān)系弄僵,亂上加錯(cuò)。
無論你把問題看得怎樣透徹,也無論你想出了什么高明的解決辦法,如果你不迅速采取行動(dòng)把問題解決,那問題仍然還是問題。對(duì)于上司來說他看重的是結(jié)果,所以,秘書的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。
2.9內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)能力
作為高級(jí)秘書,掌握好處事哲學(xué),處理好公司內(nèi)部的人際關(guān)系是一門必修的功課。高級(jí)秘書一定要重視并有效地做好內(nèi)部的協(xié)謂和溝通工作。高級(jí)秘書的內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通工作,主要是正確處理與領(lǐng)導(dǎo)、與同事、與下屬的關(guān)系,建立良好的人際關(guān)系。做好內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通工作,還要當(dāng)好上下溝通的橋梁。在這種人際溝通活動(dòng)中,首先要全面、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖,適時(shí)、適當(dāng)?shù)貍鬏斀o員工;還要全面而準(zhǔn)確地把握員工提供的情況、要求、意見,并及時(shí)、明晰地反饋給領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門。
秘書在為上司的決策而收集信息時(shí),需要各個(gè)部門提供幫助,秘書與這些部門人員關(guān)系的好壞,直接或間接地影響著秘書收集到的信息的質(zhì)量和數(shù)量。如果沒有良好的人際關(guān)系,就很難得到真正有價(jià)值的信息,工作就很難展開。所以,秘書必須與各方面建立起相互信賴的融洽關(guān)系。由于各種原因,職場(chǎng)中的人際關(guān)系實(shí)際上是非常復(fù)雜的,所以,善于處理各種人際關(guān)系是一個(gè)秘書經(jīng)驗(yàn)豐富的重要標(biāo)志。
如何搞好內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通工作:
2.9.1關(guān)鍵在于誠(chéng)實(shí)
對(duì)于一個(gè)公司來說,它投資的工廠、銷售部、市場(chǎng)部、研發(fā)部就是它的戰(zhàn)斗部隊(duì),而秘書部門就相當(dāng)于部隊(duì)的參謀部,秘書就相當(dāng)于參謀。對(duì)于秘書來說,經(jīng)常會(huì)有人來找?guī)兔k事,同樣本身的工作也需要各部門的配合,而且讓人家配合的工作還很多。要做好秘書工作,不僅要得到上司的信賴,還要得到各部門的信賴,而且是長(zhǎng)期的信賴。所以,秘書必須知道自己的位置,為人誠(chéng)實(shí)。
秘書對(duì)上司要誠(chéng)實(shí),對(duì)同事也要誠(chéng)實(shí);對(duì)本公司的人要誠(chéng)實(shí),對(duì)外單位的人也要誠(chéng)實(shí)。秘書接電話常常會(huì)出現(xiàn)些差錯(cuò),如果對(duì)方是公司內(nèi)部的人,稍微說明一下就可以了;如果對(duì)方是外面的客戶,你又缺乏誠(chéng)意,那么,對(duì)方就很容易對(duì)你產(chǎn)生誤解,事后去解釋就相當(dāng)困難了。
有一次,老板來了幾個(gè)客戶,要秘書叫上幾個(gè)女同時(shí)也一起去吃飯,沒有辦法我也中獎(jiǎng)了,不去呢秘書肯定認(rèn)為就我不給她面子,在飯桌上我真正的體會(huì)到了什么叫壓抑,但還不能表現(xiàn)出來,還要盡量表現(xiàn)出活躍給足老板面子。
2.9.2千萬不能“狐假虎威”
秘書經(jīng)常要與上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)部門打交道,所以要特別注意的是,上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)不是自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù),上司的部下不是自己的部下。秘書自己并沒有什么權(quán)力,僅僅是執(zhí)行上司的指令。因此,秘書在跟各部門打交道時(shí),千萬不能用上司的口吻說話。秘書在各種情況下,既要鄭重,又要隨機(jī)應(yīng)變。
由于秘書經(jīng)常代理上司行使職權(quán),一些秘書常常會(huì)產(chǎn)生一種錯(cuò)覺,以為自己和上司一樣擁有實(shí)權(quán)這是非??膳碌?。秘書部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門,在協(xié)調(diào)一般的部門關(guān)系和矛盾時(shí),應(yīng)該盡量采取疏導(dǎo)說明、商量互讓的“軟”手段解決問題。秘書與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系比較密切,容易使公司里的一些人對(duì)秘書產(chǎn)生敬畏心理,因此,秘書對(duì)于上司的部下、不直接負(fù)責(zé)的部門等其他人,都要待之以禮,這點(diǎn)秘書必須注意。就拿我的職位人事來說,人際關(guān)系很重要,不管是上級(jí)還是下級(jí),一定要仔細(xì)對(duì)待,尊重別人就是尊重自己。
2.9.3有矛盾正常
許多人也不一定了解秘書部門的工作,他們以為各種報(bào)告批不批,公司領(lǐng)導(dǎo)想見誰不想見誰,都是秘書部門說了算,一些人見不到領(lǐng)導(dǎo)或自己的申請(qǐng)報(bào)告得不到批復(fù),都認(rèn)為是秘書從中作梗,所以,他們老朝秘書部門發(fā)火。當(dāng)然,也有人知道這并不是秘書部門的責(zé)任,但是他們又不好直接朝公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火,所以只好把秘書部門當(dāng)作出氣筒。
由于看問題的角度不同,秘書部門與部門發(fā)生一些矛盾,造成一些誤會(huì)是正常的。秘書不能“狐假虎威”,并不是說在發(fā)生矛盾時(shí)就一味地不講原則,一味的容忍。
秘書只是公司的一名普通職員,但是,在一些人的眼里,秘書總是在“一人之下,萬人之上”,所以,當(dāng)你每做一件事的時(shí)候,應(yīng)三思而后行。由于秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手,在一些人的眼里,不管秘書做什么,她都是替領(lǐng)導(dǎo)在辦事,有人甚至還以為是領(lǐng)導(dǎo)有意讓你這么做的,所以,秘書一定要注意自己的言行,千萬不能跟別人斗氣。
2.9.4什么情況下打“小報(bào)告”
在一個(gè)公司內(nèi)部,人事關(guān)系是最為復(fù)雜又最為敏感的關(guān)系。如果出現(xiàn)了是非漩渦,作為秘書,除非與自己有關(guān),最好離這種漩渦越遠(yuǎn)越好。在一般情況下,秘書是不應(yīng)卷入公司內(nèi)部的各種是非漩渦,但是有關(guān)系到公司未來一些重大決策的時(shí)候,秘書應(yīng)該毫無保留地把自己收集到的信息提供給上司。如果說這是打“小報(bào)告” 時(shí),作為秘書,該打“小報(bào)告”的時(shí)候,就必須打“小報(bào)告”;不能因?yàn)楹ε碌米锶?,影響自己的關(guān)系而明哲保身,否則,就是瀆職!公司的利益永遠(yuǎn)高于個(gè)人的利益!這是作為職業(yè)秘書,必須遵守的最起碼準(zhǔn)則。
2.9.5互相支持
因?yàn)樵谏纤旧磉吂ぷ鳎鞑块T求秘書辦事的人比較多,所以有些秘書容易養(yǎng)成敷衍人家的習(xí)慣。敷衍人家的確很輕松,既不必費(fèi)心,無須付出代價(jià),也不會(huì)有什么損害。
做秘書的確不能事事較真,但一定要真誠(chéng),處理各種人際關(guān)系,必須從長(zhǎng)計(jì)議,而這種長(zhǎng),不是一年或兩年,而是十年二十年。與人方便,與己方便。作為秘書,經(jīng)常會(huì)要幫領(lǐng)導(dǎo)處理一些這樣的突發(fā)事件。秘書的個(gè)人的關(guān)系從哪里來?只有靠你自己平時(shí)的積累。其實(shí),在很多時(shí)候,當(dāng)你需要?jiǎng)e人幫助的時(shí)候,也正是別人需要你幫助的時(shí)候。很多時(shí)候,你給予他人幫助,并不需要有多大的付出,有時(shí)僅僅是舉手之勞,甚至是順?biāo)饲???梢哉f,你每幫助別人一次,你就有可能建立起一種關(guān)系,或一種新的網(wǎng)絡(luò)。這種新的關(guān)系或網(wǎng)絡(luò),就有可能給你帶來新的機(jī)會(huì)。熱情助人,廣結(jié)善緣,誠(chéng)實(shí),守信,正直,既是每一個(gè)秘書的為人之本,也是工作之本。如果確實(shí)有人不僅不配合工作,有時(shí)還故意刁難自己的工作,就應(yīng)該如實(shí)向上司反映,看能否對(duì)他的工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
2.10作為一名優(yōu)秀的現(xiàn)代秘書,他還應(yīng)學(xué)會(huì)駕駛汽車的能力
在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)里,精通了秘書學(xué)的相關(guān)原理與理論知識(shí)文化,又增加了一門電腦操作技術(shù),且學(xué)會(huì)了駕駛汽車,這不失為一名真正合格的現(xiàn)代秘書,知識(shí)的淵博、技術(shù)的熟練、技能的提高,隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷的為自己充電,努力做一名不被時(shí)代拋棄的現(xiàn)代秘書,就算在人才濟(jì)濟(jì)的當(dāng)今社會(huì),他也仍然是時(shí)代的寵兒,不會(huì)被社會(huì)遺棄。
三、秘書辦事能力離不開自身素質(zhì)
秘書是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù),即辦文辦事辦會(huì)、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參政設(shè)謀,協(xié)調(diào)綜合,督促檢查,拾遺補(bǔ)缺等重大責(zé)任。秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì),直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低,關(guān)系黨和國(guó)家方針政策的正確貫徹及各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。要想提高秘書人員的職業(yè)素質(zhì),就必須加強(qiáng)對(duì)秘書人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)的培養(yǎng)。
3.1職業(yè)道德素質(zhì)
秘書人員要搞好本職工作,一定有具有高尚的職業(yè)道德。所謂職業(yè)道德,是指擔(dān)負(fù)不同社會(huì)責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用,成為人們?cè)u(píng)判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度。一個(gè)秘書人員,如果不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個(gè)合格的秘書。提高秘書人員自身的職業(yè)道德素質(zhì),應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):
3.1.1踏踏實(shí)實(shí),做好本職工作
做秘書,最根本的一條就是實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不署名,也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會(huì)議,但自己從不上主席臺(tái);經(jīng)常熬夜,但白天還得正常工作;節(jié)假日他人可以逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息;其他人員受了委屈還可以說幾句,而秘書必須以絕對(duì)服從為天職,等等。秘書人員責(zé)任重大,要求秘書人員在工作中要誠(chéng)實(shí),不能弄虛作假,不能越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。
3.1.2輔助領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)好參謀
有人提過這樣的問題:當(dāng)秘書,按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與當(dāng)參謀有時(shí)會(huì)產(chǎn)生矛盾,若是領(lǐng)導(dǎo)人的意見是錯(cuò)的,他又不采納我的意見,怎么辦?這里要注意以下三點(diǎn):首先不要指望領(lǐng)導(dǎo)人采納秘書人員的一切建議;其次不要以為自己的意見就是對(duì)的;最后要明確認(rèn)識(shí),領(lǐng)導(dǎo)人是決策者,秘書無權(quán)強(qiáng)要領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的意見。鄧小平同志說過:“我們的組織原則中有一條,就是下級(jí)服從上級(jí),”“對(duì)于上級(jí)的決定、指示,下級(jí)必須執(zhí)行”。不自以為是是秘書人員職業(yè)品德的一個(gè)重要因素。
3.1.3為人正直,人格高尚
秘書在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作,隨時(shí)隨地需要向領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)情況,提供對(duì)事物的看法。這種工作條件要求秘書必須公正、客觀、超脫。涉及人事,決不可借工作之便假公濟(jì)私說別人的壞話,這是一條美德,也是一條紀(jì)律。
3.1.4謙虛謹(jǐn)慎,平易近人
秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)和上司,關(guān)心體貼下屬。如果秘書人員自恃有才干而不服從領(lǐng)導(dǎo)或因?yàn)樽约河械匚欢蛔鹬叵聦?,那他就缺乏了最起碼的職業(yè)品德修養(yǎng)。最終將是三國(guó)時(shí)禰衡的例子。此人很有才能,很會(huì)寫文章,但是性格怪異。在曹操那嫌禮遇不厚而大罵曹操;轉(zhuǎn)到劉表那里,又多次冒犯劉表;再到江夏太守黃祖處當(dāng)秘書,黃重用他,很佩服他的文采,但終究在下棋時(shí)又把黃祖罵了,導(dǎo)致不可收拾的后果。
3.1.5實(shí)事求是,恪盡職守
秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí),秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。如果秘書人員在工作中不負(fù)責(zé)任,辦事拖拉,得過且過,勢(shì)必會(huì)給工作帶來損失,給單位帶來影響,同時(shí)也是缺乏道德素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。
3.2業(yè)務(wù)素質(zhì)
秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)集中體現(xiàn)在工作能力和工作方法上,一個(gè)秘書人員只有在平時(shí)工作中勤于學(xué)習(xí)、勤于鉆研、勤于調(diào)查、善于總結(jié),才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養(yǎng),認(rèn)識(shí)問題的能力,對(duì)現(xiàn)行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎(chǔ)知識(shí)、文字能力等等。這是秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)的土壤和肥料,也是業(yè)務(wù)素養(yǎng)的構(gòu)成部分。那么,秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢?
(一)終生學(xué)習(xí)厚功底
在學(xué)習(xí)內(nèi)容上,側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科技知識(shí),以拓寬知識(shí)面;同時(shí),還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí),邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高,使撰寫的文稿充實(shí)生動(dòng);向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問題時(shí)的技巧,使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達(dá)到高度和諧;向同事學(xué)習(xí),取人之長(zhǎng),補(bǔ)己之短,努力做一個(gè)多專、多能的合格秘書。
(二)不斷鍛煉---強(qiáng)能力
盡可能地安排秘書人員深入調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛獲取第一手資料,這樣,既能填充他們的“資料庫”,增強(qiáng)寫作能力;又能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)?,F(xiàn)今的時(shí)代,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性,另一方面又多半受過較高層次的教育,更加應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識(shí),又怎么能夠“參與政務(wù)”、“管理事物”?因此作為一名秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)其意圖。當(dāng)然,秘書人員在強(qiáng)化自我意識(shí)的同時(shí),還要注意自我意識(shí)和角色意識(shí)的對(duì)立統(tǒng)一。
(三)加強(qiáng)規(guī)范---遵法紀(jì)
嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范;以實(shí)事求是的精神,忠實(shí)地體現(xiàn)組織意志;準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖,是秘書撰擬公文最基本的要求,是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國(guó)家的公文條例規(guī)范擬文,則是撰擬公文時(shí)必須遵循的準(zhǔn)繩。
(四)加強(qiáng)管理---促效率
這方面,主要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,尤其要突出抓好目標(biāo)管理,對(duì)秘書人員每次承擔(dān)的文稿,都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化,半年小結(jié),年終考核,按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù)。分多、質(zhì)量高多安排,分少、質(zhì)量劣少安排或另改其他工作,并根據(jù)總積分評(píng)定秘書工作的優(yōu)劣,實(shí)施獎(jiǎng)罰。
(五)鉆研業(yè)務(wù)---靈頭腦
作為一名成功的文秘人員,我自認(rèn)為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職,要想做到這些,必須得具備過硬的業(yè)務(wù)技能,必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如:對(duì)問題的理解,分析和處理能力,應(yīng)變能力,社交能力,在實(shí)際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,排憂解難。在順境中,能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng),在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。
由此可見,秘書人員應(yīng)該具備一定的“謀略”,應(yīng)是足智多謀,善于謀劃,是文秘者必備的素質(zhì),倘能謀劃得當(dāng),受到領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎(jiǎng),定能在文秘路上綻放異彩。
(六)積累經(jīng)驗(yàn)---活辦事
秘書的辦事才干有許多方面,如領(lǐng)會(huì)能力、語言表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力等。秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事,經(jīng)常接受任務(wù),匯報(bào)工作。領(lǐng)導(dǎo)人說話各自有不同的特點(diǎn):或簡(jiǎn)或詳、或快或慢、或直或曲,千差萬別。有時(shí),他說了,就認(rèn)為秘書懂了。而事實(shí)上,秘書聽到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠秘書領(lǐng)會(huì)了。只有把意圖領(lǐng)會(huì)了,把握準(zhǔn)確了,才能很好地執(zhí)行。秘書的表達(dá)能力在發(fā)揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中,對(duì)上對(duì)下,都不能說話過快過慢、羅索、冗長(zhǎng),詞不達(dá)意。而應(yīng)簡(jiǎn)練明白,富于感染力,忠于事實(shí)。只有這樣,在上傳下達(dá)過程中才能協(xié)調(diào)好、組織好。而協(xié)調(diào)、組織的能力要在平時(shí)的工作中不斷的學(xué)習(xí)、積累和總結(jié)。
3.3心理素質(zhì)
心理素質(zhì)是秘書人員基本素質(zhì)的基礎(chǔ)。面對(duì)紛繁復(fù)雜的日常工作和社會(huì)上一些人士的世俗偏見及一些心術(shù)不正的秘書利用職務(wù)之便進(jìn)行一些不法行為,不道德交易以獲得自身利益。給社會(huì),人們?cè)斐闪藰O壞的影響,帶給人們對(duì)這一職業(yè)的偏見,給秘書帶來極大的心理壓力。一個(gè)秘書如果沒有良好的心理素質(zhì),是難以勝任這項(xiàng)工作的。要想成為一個(gè)成功的文秘人員,必須學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài),堅(jiān)定信心和意志,完善個(gè)人的樂觀、豁達(dá)的性格。
3.3.1 平衡心理—穩(wěn)心態(tài)
情感是人的喜怒哀樂等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì),清醒把握自己的情緒狀態(tài),保持穩(wěn)定的心境,能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng),具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。
3.3.2堅(jiān)定信心--強(qiáng)意志
超強(qiáng)的自信,堅(jiān)韌的意志是秘書人員心靈的護(hù)衛(wèi)和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價(jià)、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心,是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。
具有堅(jiān)韌的意志,不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征,而且也是平凡崗位上默默無聞,不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事,完成某項(xiàng)工作,能否有不達(dá)目的不肯放手的勁頭和毅力,是評(píng)判秘書是否具備堅(jiān)韌的意志力的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。
3.3.3 完善性格—心地寬
性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”,要處處關(guān)心工作,關(guān)心集體和關(guān)心群眾,對(duì)集體不能漠不關(guān)心,對(duì)待群眾,要盡力合群,融洽相處,不要孤獨(dú)怪僻,脫離群眾。
不同性格的上級(jí),待人處世的方式往往不一樣,性格的差異造成了不同的相處狀態(tài)。性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態(tài)。秘書工作的特殊性,對(duì)秘書人員的性格要求是豁達(dá)開朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣和友愛合作。
總 結(jié)
秘書是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè),必須在情感的基礎(chǔ)上,上升為意志,才能激勵(lì)秘書在到達(dá)目標(biāo)的山路上攀爬。作為秘書,要想在人群中脫穎而出,出類拔萃,就必須放棄以往保守被動(dòng)的心理,而以積極的進(jìn)取心來迎接一切。在建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義宏圖大業(yè)中,各行各業(yè)、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書,才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理。因此,秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提高各種辦事能力的同時(shí),還應(yīng)自覺加強(qiáng)秘書的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì),實(shí)現(xiàn)內(nèi)因與外因相結(jié)合。時(shí)代對(duì)秘書人員提出了更高的要求,各行各業(yè)從事秘書工作的人員只有不斷的加強(qiáng)自身的辦事能力,才能克服思想及行為上的偏差,才能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績(jī)。
文秘畢業(yè)論文的范文篇2
試論當(dāng)代企業(yè)秘書的人格魅力
一、 人格魅力的定義
在當(dāng)今社會(huì)中,為人處世的關(guān)鍵因素之一就是要具備良好的人格魅力。人格是指人的性格、氣質(zhì)、能力等特征的總和,1也指?jìng)€(gè)人的道德品質(zhì)和人的能作為權(quán)力、義務(wù)的主體的資格。而人格魅力則指一個(gè)人在性格、氣質(zhì)、能力、道德品質(zhì)等方面具有的能吸引人的力量。人格魅力是一個(gè)人整體精神面貌的表現(xiàn),是一個(gè)人的能力、氣質(zhì)、性格及動(dòng)機(jī)、興趣、理想等多方面的綜合表現(xiàn)。它是從人出生時(shí)就有并一直延續(xù)的發(fā)展下去,評(píng)價(jià)一個(gè)人不單單只看他的外表,而是綜合多方面因素,例如:語言、心理、性格等,從中去發(fā)現(xiàn)他高尚的人格魅力,這是較高的境界,最重要的是要有健康的人格。一個(gè)人要想讓別人尊敬他,欣賞他,必須要有自己的人格魅力。
二、中國(guó)入WTO后對(duì)當(dāng)代秘書的要求
秘書工作,就是辦文、辦會(huì)與辦事三者合為一體的工作。中國(guó)加入WTO以后,隨著科學(xué)技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,對(duì)企業(yè)秘書人才提出了更高的要求,也對(duì)秘書辦事職能帶來一些新的變化:一是辦事的程序性要求更高,二是辦事的規(guī)范化要求將更嚴(yán),參謀、智囊作用是對(duì)文秘工作的高層次要求。加入WTO后,由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展,社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活變得更加復(fù)雜,并日趨國(guó)際化,這使得秘書工作難度越來越大。而這種日益增大的難度和復(fù)雜性,就更加強(qiáng)烈地要求有高素質(zhì)的秘書來適應(yīng)新的挑戰(zhàn),要求秘書必須要有很強(qiáng)的人格魅力,補(bǔ)償自己知識(shí)、精力等方面的不足,這是當(dāng)代秘書工作人員必須具備的。只有這樣,才會(huì)更好的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),更好的處理更加復(fù)雜的局面,更好的全面提升自己的能力。
三、秘書人格魅力的具體表現(xiàn)
一個(gè)新時(shí)期優(yōu)秀的秘書, 應(yīng)時(shí)刻意識(shí)到自己對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)人民的崇高使命感, 努力塑造自身高尚、健全、完善的人格。一個(gè)有人格魅力的秘書, 他的工作容易得到領(lǐng)導(dǎo)和各方面的認(rèn)同、理解和支持, 他說話的內(nèi)容容易為人們所信服, 他的人格魅力能給人以威信和信任感, 因而在事業(yè)上容易取得成功。秘書工作處在承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)八方的中樞地位,是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手,是聯(lián)系群眾的橋梁紐帶。因此秘書作為職場(chǎng)中的特殊群體,注重人格魅力的提升顯得尤為重要。秘書的人格魅力具體表現(xiàn)在他的立場(chǎng)觀點(diǎn)、思想作風(fēng)、人生態(tài)度、道德情操、志趣追求、職業(yè)形象上。構(gòu)成秘書人格魅力的兩個(gè)最基本要素:個(gè)人形象、修養(yǎng)。
1.個(gè)人形象
因?yàn)槿撕推髽I(yè)是相像的,所以一人個(gè)的形象力量成為吸引朋友、合伙人以及客戶、員工和投資人的磁鐵。2把握好自身形象,能代表組織形象,會(huì)使組織形象更加貼近社會(huì),增加其對(duì)公眾的積極影響。
2.修養(yǎng)
現(xiàn)在的競(jìng)爭(zhēng)使得秘書與秘書之間在技能方面的差別越來越小,而具有良好素質(zhì)修養(yǎng)的精神領(lǐng)袖卻有散發(fā)不盡的迷人魅力,甚至?xí)谷税菟囊恍┦д`或過錯(cuò)。修養(yǎng)不是人性天生來就有的,是通過學(xué)習(xí)知識(shí)的積累、修煉而逐步養(yǎng)成的。
四、秘書人格魅力的塑造
秘書的人格魅力的培養(yǎng)和塑造,除了相應(yīng)的知識(shí)素養(yǎng)和實(shí)踐工作能力外,正如前面所說,秘書的修養(yǎng)是最關(guān)鍵的,如何塑造秘書的修養(yǎng)也就是塑造秘書的人格魅力,要從以下幾方面入手:
(一)樹立正確堅(jiān)定的思想信念
信念是做好一個(gè)合格秘書人員的首要條件,企業(yè)秘書一般被視為決策者的參謀、助手,因?yàn)樗幬恢玫奶厥猓菀琢私馄髽I(yè)的核心機(jī)密,也容易成為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手重點(diǎn)公關(guān)的對(duì)象或者相關(guān)與企業(yè)有利益關(guān)系的個(gè)體眼中的紅人,極容易受到各方面的利益影響,因此身處重要地位的企業(yè)秘書必須具備堅(jiān)定的信念,要充分認(rèn)識(shí)到秘書工作的重要性,對(duì)工作對(duì)公司高度負(fù)責(zé),把秘書工作當(dāng)作完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的需要,當(dāng)作黨和人民利益的需要,在企業(yè)利益和個(gè)人利益、工作利益和物質(zhì)利益沖突時(shí)能作出正確選擇。同時(shí)要確立正確的價(jià)值觀、人生觀,增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心,這樣才能在商品經(jīng)濟(jì)的大潮中不偏離自己的人生目標(biāo),才能對(duì)生活、工作、學(xué)習(xí)、人生價(jià)值有正確認(rèn)識(shí), 這樣秘書工作才能有正確的導(dǎo)向。
(二)具備良好的職業(yè)道德和奉獻(xiàn)精神
道德是處于一定環(huán)境的人在情感意識(shí)支配下,用以調(diào)節(jié)與社會(huì)或他人關(guān)系的一種行為現(xiàn)象。職業(yè)道德是在一定的職業(yè)活動(dòng)中所應(yīng)遵循的行為規(guī)范,是社會(huì)公德在一定職業(yè)范圍內(nèi)的具體表現(xiàn),也是個(gè)人的道德修養(yǎng)最集中、最基本的體現(xiàn)。秘書要有熱愛工作、忠于職守、埋頭苦干、甘當(dāng)綠葉、不計(jì)報(bào)酬、勇于奉獻(xiàn)的春蠶精神,要真正為領(lǐng)導(dǎo)做好政務(wù)性事務(wù)性服務(wù)。秘書的工作特點(diǎn),決定了秘書人員必須具備偉大的奉獻(xiàn)精神。奉獻(xiàn)精神也是一個(gè)人人格魅力的重要組成部分,在新形象下,秘書要做到十個(gè)方面的奉獻(xiàn),稱為“十心”,奉獻(xiàn)“十心”是提升秘書人格魅力的關(guān)鍵所在,“十心”即把忠心獻(xiàn)給組織、把放心獻(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)、把恒心獻(xiàn)給事業(yè)、把細(xì)心獻(xiàn)給工作、把熱心獻(xiàn)給群眾、把耐心獻(xiàn)給矛盾、把歡心獻(xiàn)給同事、把真心獻(xiàn)給朋友、把愛心獻(xiàn)給家庭、把平心獻(xiàn)給自己。3秘書工作承上啟下、協(xié)調(diào)八方,不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),也要為人民群眾服務(wù),因此,秘書人員要具備一定的綜合素養(yǎng)?!笆摹笔敲貢ぷ魅藛T的真實(shí)寫照,只有做到“十心”,才能真正體現(xiàn)出現(xiàn)代秘書的獨(dú)特的人格魅力。
(三)培養(yǎng)豁達(dá)寬容的人生態(tài)度
豁達(dá)是一種美德,寬容是立身之本。秘書工作是一項(xiàng)與人打交道的工作,因?yàn)槊貢ぷ魈幱谏舷逻B接,溝通前后左右的關(guān)鍵位置,由于秘書人員的這個(gè)特殊位置,常常會(huì)在工作中遇到內(nèi)部或外部的一些干擾,在復(fù)雜的人際關(guān)系中,難免與領(lǐng)導(dǎo)、同事及群眾之間發(fā)生各種矛盾、利害沖突,難免引起誤解和不滿。在工作中不免會(huì)遇到非議,不免會(huì)受到很多不愉快的經(jīng)歷,不免要被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)。因此,秘書人員的個(gè)性中很重要的一方面就是對(duì)人對(duì)事豁達(dá)、開朗,即在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度,對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)要多加體諒,主動(dòng)熱情、細(xì)致周到,對(duì)同事熱情、關(guān)心、樂于助人。4這就需要秘書人員能適應(yīng)環(huán)境,能顧全大局,要更加寬容領(lǐng)導(dǎo)和同事,要學(xué)會(huì)裝“傻”。
這就是“以能問于不能,以多問與寡問,有若無,實(shí)若虛?!泵髦蕟柦o別人一個(gè)表現(xiàn)的機(jī)會(huì);明明知道他不如自己也去向他請(qǐng)教;明明知道自己懂得很多但把它埋藏在心底,表面上做出一副什么都不懂的樣子。有了這些,再加上人家冒犯了自己也不針鋒相對(duì)地去計(jì)較,不以牙還牙,以眼還眼,反過來,自己也可以減少一些他人的攻擊和中傷了。對(duì)萬事抱持平常心,對(duì)萬物抱持清靜心,對(duì)萬人抱持歡喜心,自然會(huì)懷著一種感恩的心情去待人處事。君子坦蕩蕩,小人常戚戚。大凡心理狀態(tài)良好的人,心胸也自然豁達(dá),并且能以這種狀態(tài)去感染和影響上司和同事,讓大家享受和諧相處產(chǎn)生的愉悅。
(四)練就堅(jiān)韌吃苦耐勞的意志和積極的心態(tài)
堅(jiān)韌的意志是秘書人員心靈的護(hù)衛(wèi)和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價(jià)、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心,就是堅(jiān)韌的中心意志,它是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。在遇到困難和挫折時(shí),有一種樂觀向上的態(tài)度,使自己從挫折中站起來,變得更加堅(jiān)強(qiáng),使自己漸漸的成長(zhǎng)起來。另外,企業(yè)秘書作為一種比較特殊而且敏感的職業(yè),工作壓力自然會(huì)以隱性方式存在并且在相當(dāng)程度上影響其情緒。很多時(shí)候,企業(yè)秘書經(jīng)常是以兩面人的做法行事,再大的委屈,再大的苦楚,再大的煩悶,你都只能隱忍,而在表面上還得若無其事,沉穩(wěn)甚至快樂地待人接物,這是一種心理調(diào)適的本領(lǐng),也要求秘書人員性格上開朗,不要因委屈和煩惱影響正常的工作。而在生活當(dāng)中更要有樂觀、積極的態(tài)度,培養(yǎng)廣泛的興趣愛好,有自信地面對(duì)生活,享受人生,使生活變得更加的充實(shí),多彩多姿。一個(gè)健康的人格不是本身就具有的,需要一點(diǎn)一滴的積累。平時(shí)注意培養(yǎng)良好的心態(tài),樂觀的生活態(tài)度,來塑造自己的人格魅力。
(五)要有良好的職業(yè)形象和很強(qiáng)的親和幽默感
作為秘書要有豁達(dá)大度,樂觀開朗、幽默大方、朝氣蓬勃的精神面貌。在公開場(chǎng)合表現(xiàn)出有充分的自信心和充滿熱情,積極主動(dòng)地與人交往,不裝腔作勢(shì)擺架子,以開拓進(jìn)取的勇氣和精神去感染群眾。同時(shí)講究禮節(jié),舉止穩(wěn)重得體,尊重他人,談吐大方、機(jī)智、幽默,穿著適時(shí)合體。比如幽默感是人格魅力的重要組成部分,秘書工作內(nèi)容繁雜,壓力很大,有時(shí)不免秘書產(chǎn)生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書,則能以機(jī)智的語言化解困境,超越挫折,獲得良好的心情,保證工作的順利進(jìn)行。秘書部門被稱為企業(yè)的窗口,說它是窗口一是因?yàn)閮?nèi)外聯(lián)系‘接待來訪、同各方商治工作大都由秘書機(jī)構(gòu)出面。人們往往把秘書部門看成是領(lǐng)導(dǎo)的代言人。
因此,秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員的形象如何影響很大。4如果秘書部門環(huán)境幽雅,秘書形象很好,秘書人員辦事認(rèn)真、態(tài)度友好,可以給人留下良好的印象。從而增進(jìn)彼此的業(yè)務(wù)往來,如果秘書部門環(huán)境雜亂,人員關(guān)系緊張,工作中互相推誘扯皮,讓人感到‘人難見臉難看,事難辦’。就必然給人留下不良印象進(jìn)而對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)造成負(fù)面影響。因?yàn)槿伺c人之間的交往是很注重感情因素的,感情是人對(duì)客觀事物好惡傾向的內(nèi)在反映,人與人之間建立了良好的感情關(guān)系,便能產(chǎn)生親切感。
總之,人格魅力在現(xiàn)代文明社會(huì)具有日益重要的價(jià)值和意義,人格魅力是人的綜合素養(yǎng)的折射。作為承上啟下、協(xié)調(diào)八方的秘書工作更應(yīng)該注重人格魅力的培養(yǎng),使自己的工作能力得到更好的發(fā)揮,為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]葉海燕.教師的人格魅力[J],科教導(dǎo)刊2010年第16期.
[2]勞倫斯.D.阿克曼.形象決定命運(yùn)[M]中信出版社,2002.