浙南私營(yíng)企業(yè)秘書文秘人員狀況調(diào)查與分析

　　改革開放三十年以來,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革的深入,私營(yíng)企業(yè)得到飛速發(fā)展,私企秘書作為一門新興職業(yè)迅速增長(zhǎng),麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為坐落在浙西南的一所全國(guó)優(yōu)秀高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè),我們的宗旨是培養(yǎng)適應(yīng)中小型企業(yè),特別是中小型私營(yíng)企業(yè)需求的優(yōu)秀的秘書人才。自開設(shè)以來,我們已經(jīng)向社會(huì)和企業(yè)各界輸送了幾百名秘書人才。秘書人員的狀況是秘書的培養(yǎng)者和培養(yǎng)對(duì)象最關(guān)心的問題之一,鑒于此,我們深入浙南中小型私營(yíng)企業(yè),進(jìn)行全面、廣泛的調(diào)查,了解企業(yè)對(duì)文秘人才的需求,掌握企業(yè)秘書人員的生存和發(fā)展?fàn)顩r。為今后秘書人才的培養(yǎng)提供基礎(chǔ)。本次調(diào)查通過問卷調(diào)查的方法,調(diào)查范圍主要針對(duì)麗水市和溫州市一百多家中小型私營(yíng)企業(yè),共發(fā)出問卷106份,收回98份,回收率達(dá)到92.45%。經(jīng)過認(rèn)真綜合、歸納、分析,現(xiàn)將這次調(diào)查的情況和基本結(jié)論反映如下。

　　1.浙南私營(yíng)企業(yè)秘書人員的基本特點(diǎn)

　　第一,秘書以年輕女性居多。根據(jù)調(diào)查結(jié)果,女秘書占75%,男秘書占25%,男女比例為3:1?？梢?就現(xiàn)階段而言,在私營(yíng)企業(yè),特別是中小型私營(yíng)企業(yè)中,女秘書普遍收到青睞。女性的細(xì)膩、耐心等優(yōu)良品質(zhì)也使其在秘書崗位上有著突出表現(xiàn)。另外,對(duì)秘書年齡的調(diào)查發(fā)現(xiàn),23歲—27歲年齡層次的秘書占了總數(shù)的60.94%,而35歲以上的秘書只有14.06%,私營(yíng)企業(yè)的秘書年齡較年輕。在以往人們的觀念中,私營(yíng)企業(yè)的秘書多數(shù)是年輕貌美的女性,通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)私企的秘書的外部特征符合人們對(duì)私營(yíng)企業(yè)秘書的印象。

　　第二,秘書的從業(yè)年限普遍較短,人才流動(dòng)性較大。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù),從事秘書年限在2年以下的占50%,3年至5年的占43.54%。當(dāng)問及對(duì)秘書職業(yè)的發(fā)展前途時(shí),只有84.75%秘書認(rèn)為很有前途,有15.25%秘書認(rèn)為沒有什么前途。有67.2%的秘書回答當(dāng)出現(xiàn)其他機(jī)會(huì)時(shí)會(huì)考慮跳槽或轉(zhuǎn)行,只有12.5%秘書回答要繼續(xù)堅(jiān)守崗位,這說明秘書的工作心態(tài)不穩(wěn),秘書行業(yè)的人才流動(dòng)性較大。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),秘書的月收入集中在1000元以上,2000元以下,月收入在3000元以上只占11.11%。當(dāng)問及對(duì)收入是否滿意時(shí),有21.88%的秘書回答滿意,有7.81%的秘書回答很不滿意,70.31%的秘書認(rèn)為一般。可見,秘書的待遇較低也是導(dǎo)致秘書跳槽、轉(zhuǎn)行的一大原因。要留住好的秘書人才,要發(fā)展和壯大秘書職業(yè),提高秘書的待遇是當(dāng)務(wù)之急。

　　第三,秘書人員的非秘書專業(yè)傾向和學(xué)歷層次較高。根據(jù)調(diào)查,有33.3%的秘書原來學(xué)的經(jīng)濟(jì)或企業(yè)管理相關(guān)專業(yè),有34.85%的秘書來自其他專業(yè),只有19.70%的秘書是文秘專業(yè)畢業(yè),還有12.12%的秘書原來學(xué)的中文相關(guān)專業(yè)。對(duì)秘書的學(xué)歷的調(diào)查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有秘書的學(xué)歷層次較高,高職或大專學(xué)歷的占了61.54%,本科文憑的占21.54%,其中研究生占到3.08%。呈現(xiàn)出文化程度較高,專業(yè)程度較低的特點(diǎn)。從《企業(yè)管理層對(duì)文秘人員要求的調(diào)查問卷》中顯示,當(dāng)問及“你選擇秘書最看重的是什么”時(shí),選擇學(xué)歷的只占7.89%,認(rèn)為經(jīng)驗(yàn)、能力最重要的占到46.50%。由此看來,許多單位選用秘書,并不是非秘書專業(yè)、非高學(xué)歷不可,企業(yè)管理者看重的是實(shí)際的工作能力和綜合素質(zhì)。比較秘書專業(yè)畢業(yè)的秘書人員與非秘書專業(yè)出身的秘書人員,前者雖在秘書專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域有一定優(yōu)勢(shì),但知識(shí)面往往較窄,缺乏對(duì)多學(xué)科的了解,在企業(yè)并一定就受到重用;而后者往往缺乏對(duì)秘書專業(yè)的訓(xùn)練,適應(yīng)秘書工作往往需要較長(zhǎng)時(shí)間。

　　第四,秘書的社會(huì)地位有待提高。有64.15%的企業(yè)管理人員和49.21%的秘書不知道有國(guó)際秘書節(jié),有27.78%的企業(yè)管理人員認(rèn)為秘書人員在單位作用不大,有15.25%的秘書覺得秘書職業(yè)沒有發(fā)展前途。一個(gè)職業(yè)群體的節(jié)日,如教師節(jié),護(hù)士節(jié)等,它是社會(huì)對(duì)該職業(yè)及職業(yè)人群的一種認(rèn)可和尊重。為了肯定秘書的貢獻(xiàn),1952年,兩位美國(guó)資深秘書提議設(shè)立秘書周和秘書日。1955年,美國(guó)正式將秘書周定在每年4月份最后一個(gè)完整的星期,而這周的星期三為秘書節(jié)。 時(shí)至今日,世界各地都會(huì)在4月份慶祝屬于秘書和行政工作人員的節(jié)日。在一些國(guó)家,秘書節(jié)當(dāng)天,所有的秘書都有假期,還會(huì)收到上司送的鮮花和賀卡。但是調(diào)查顯示,大部分秘書和企業(yè)管理者竟然不知道有秘書節(jié),這說明,第一、秘書這個(gè)節(jié)日在我國(guó)沒有普及,但沒有普及的背后也正說明秘書這一職業(yè)在社會(huì)上被認(rèn)可和尊重的程度尚淺。第二,這樣的數(shù)據(jù)顯示,秘書缺乏應(yīng)有的社會(huì)地位,甚至是秘書人員自身也對(duì)自己的社會(huì)地位處于漠然的態(tài)度,這就不得不觸發(fā)我們?nèi)ニ伎?、去重視了?/p>

　　2.私營(yíng)企業(yè)管理層對(duì)秘書人員的新要求

　　第一,用人的性別標(biāo)準(zhǔn)、年齡要求正發(fā)生悄然的變化。在對(duì)企業(yè)管理層的調(diào)查中發(fā)現(xiàn),有64.15%的領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書偏向于女性,有30.19%的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的性別無所謂。這與現(xiàn)實(shí)中人們普遍認(rèn)為私企秘書都是年輕貌美的女性的觀念不同,私企的管理者對(duì)秘書的性別的要求正慢慢變?nèi)?更注重秘書的實(shí)際工作能力,而不是性別或是外在形象。對(duì)企業(yè)管理層的調(diào)查發(fā)現(xiàn),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)覺得秘書的適宜年齡為:27歲—35歲的占62.26%,35歲以上的占20%。當(dāng)問及您選擇秘書時(shí)最看重的是什么時(shí),有46.50%的管理者選擇“工作經(jīng)驗(yàn)和能力”,只有8.77%和6.14%的管理者選擇了“年齡”和“儀表”。有可見,秘書職業(yè)并不是像以前人們認(rèn)為的那樣受到太多的年齡的限制,那種認(rèn)為秘書是靠吃“青春飯”和“秘書職業(yè)干不久”等觀點(diǎn)正逐步發(fā)生著改變。

　　第二,秘書人員領(lǐng)悟能力受重視。秘書人員認(rèn)為辦公自動(dòng)化能力、辦公室事務(wù)處理能力、信息收集與處理能力最重要。而當(dāng)企業(yè)管理層被問及秘書崗位需要掌握的職業(yè)素質(zhì)時(shí),管理層認(rèn)為傳統(tǒng)的辦文、辦事能力非常重要外,還特別提出秘書的“領(lǐng)悟能力”非常重要。根據(jù)《新華字典》的解釋,領(lǐng)悟是指“理解體會(huì)”,《現(xiàn)代漢語辭典》中解釋為“體會(huì)、解悟”。根據(jù)德國(guó)心理學(xué)家苛勒的“領(lǐng)悟說”之學(xué)習(xí)理論,他通過對(duì)猩猩的長(zhǎng)期觀察和研究,發(fā)現(xiàn)動(dòng)物解決問題不是試誤的漸進(jìn)過程,而是突然頓悟的結(jié)果,這種頓悟不是對(duì)個(gè)別刺激的個(gè)別反

　　應(yīng),而是對(duì)整個(gè)情景、整體關(guān)系的理解。人類的學(xué)習(xí)也主要是靠領(lǐng)悟。一個(gè)優(yōu)秀的秘書人才,具備較高的領(lǐng)悟能力是其不可或缺的能力?？梢?在提高秘書的人員的秘書專業(yè)技能的前提下,提高秘書的領(lǐng)悟能力是非常重要的。

　　3.相應(yīng)的對(duì)策和建議

　　(1)提高秘書社會(huì)地位

　　第一,呼吁全社會(huì)關(guān)注秘書人員的工作現(xiàn)狀,重新認(rèn)識(shí)秘書的工作性質(zhì),改變以往對(duì)秘書職業(yè)的負(fù)面認(rèn)識(shí),逐漸營(yíng)造尊重、理解秘書職業(yè)的良好社會(huì)氛圍。如可以宣傳每年一度的國(guó)際秘書節(jié),讓更多的人知道秘書節(jié),發(fā)動(dòng)管理者在秘書節(jié)給秘書送去溫馨祝福,就像學(xué)生在教師節(jié)給老師送祝福一樣,號(hào)召更多的人士去尊重、關(guān)愛秘書。

　　第二,建立科學(xué)的用人機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。特別是一些中小型私營(yíng)企業(yè)有任人唯親、只用不養(yǎng)的弊端,秘書人員得不到重用和培養(yǎng),其積極性和創(chuàng)造性得不到發(fā)揮,再加上戶口、住房、醫(yī)療保險(xiǎn)等一些后顧之憂得不到解決,致使秘書人員穩(wěn)定性差、流動(dòng)性大。這對(duì)企業(yè),特別是尚在發(fā)展壯大中的中小型企業(yè)是極為不利的,要改變這一現(xiàn)狀,企業(yè)本身必須正視問題,改變以往的短視行為,建立起科學(xué)的用人機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制,提高秘書在企業(yè)中的地位,將有利于發(fā)揮秘書的主觀能動(dòng)性,積極工作,實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

　　第三,提高秘書人員待遇。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),只有21.88%的秘書表示對(duì)目前的收入滿意,(下轉(zhuǎn)第18頁)(上接第14頁)這一數(shù)據(jù)顯示,還有78.12%的秘書對(duì)自己目前的收入不滿意,待遇過低勢(shì)必造成秘書人心不穩(wěn),導(dǎo)致秘書人才的流動(dòng)性頻繁,對(duì)單位的忠誠(chéng)度降低,甚至導(dǎo)致工作質(zhì)量的下降,這對(duì)企業(yè)的發(fā)展是極為不利的。

　　(2)改革秘書職業(yè)教育,開展秘書職業(yè)培訓(xùn)

　　秘書人員的非秘書專業(yè)傾向表明:秘書專業(yè)人才在各單位仍有需求空間,同時(shí),需要加強(qiáng)對(duì)非秘書專業(yè)的秘書人員的專業(yè)訓(xùn)練和培訓(xùn)力度。

　　第一,在秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)方面,以能力培養(yǎng)為主線,加強(qiáng)專業(yè)主干課程建設(shè),以培養(yǎng)實(shí)踐能力為核心,通過課堂實(shí)踐、課程實(shí)訓(xùn)、假期和畢業(yè)實(shí)習(xí)等多種形式,多種渠道,讓準(zhǔn)秘書們提早接觸秘書實(shí)務(wù),積累經(jīng)驗(yàn),縮短崗前適應(yīng)期。

　　第二,加強(qiáng)在職秘書社會(huì)短期培訓(xùn)工作。據(jù)調(diào)查,只有19.70%的秘書是文秘專業(yè)畢業(yè),而秘書是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作,知識(shí)更新快,能力要求高,是一種需要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和提高的職業(yè)。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有80.31%的在職秘書表示非常愿意參加相關(guān)的繼續(xù)教育或文秘培訓(xùn)。政府部門應(yīng)利用契機(jī),加大力度,利用各種社會(huì)資源開展在職秘書的定期的短期培訓(xùn),如開辦各類社交禮儀、辦公自動(dòng)化技術(shù)、心理學(xué)、法律、外語等方面的培訓(xùn),改善在職秘書知識(shí)、技術(shù)落后的局面。

　　第三,加強(qiáng)對(duì)準(zhǔn)秘書及在職秘書的情商教育和培訓(xùn)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員的“領(lǐng)會(huì)能力”提出較高要求,所謂領(lǐng)會(huì)能力是指體會(huì)、解悟事物的能力,包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情的領(lǐng)會(huì),對(duì)工作中接觸對(duì)象即人的各種行為、情緒的領(lǐng)會(huì)等,要提高秘書對(duì)事物的體會(huì)和解悟能力,需要具備較好的分析問題的認(rèn)知能力外,還需要秘書人員具備較高的情商,情商主要反映一個(gè)人感受、理解、運(yùn)用、表達(dá)、控制和調(diào)節(jié)自己情感的能力,以及處理自己與他人之間的情感關(guān)系的能力。只有具備較高的情商,才能把握事物本質(zhì),更好地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。那么,在對(duì)準(zhǔn)秘書和秘書人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)過程中,需要加強(qiáng)對(duì)其情商的開發(fā),如增設(shè)心理學(xué)課程。