淺談企業(yè)秘書如何處理好上下級關(guān)系論文
只有忠誠老實(shí),言而有信,態(tài)度誠懇坦率,行止彬彬有禮,才能在社交活動(dòng)中贏得廣泛的擁護(hù)和支持,進(jìn)而擁有和諧的人際關(guān)系。今天學(xué)習(xí)啦小編要與大家分享的是:《淺談企業(yè)秘書如何處理好上下級關(guān)系》相關(guān)論文,具體內(nèi)容如下;希望能夠幫助到大家!
[摘 要]當(dāng)今社會(huì)秘書作為社會(huì)的熱門專業(yè)之一,它越來越受到人們的普遍關(guān)注。本文首先對秘書工作進(jìn)行了概述,其次從企業(yè)秘書應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng),主動(dòng)參謀,注意細(xì)節(jié)等方面論述了企業(yè)秘書與領(lǐng)導(dǎo)建立良好關(guān)系的方法,并進(jìn)一步提出了企業(yè)秘書與同事、來訪者建立良好關(guān)系的原則。
[關(guān)鍵詞]企業(yè) 秘書 人際關(guān)系 技巧
[論文正文]
秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,在輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策時(shí),要和領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)集體處好關(guān)系;在為領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)時(shí),要認(rèn)清服務(wù)角色,正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)、下級的關(guān)系。秘書對上要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,對下要處理好與基層的關(guān)系,對內(nèi)要處理好與同事的關(guān)系,對外要與各種機(jī)構(gòu)、各色人等打交道。
一、企業(yè)秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的處理技巧
(一)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng) 秘書工作往往是領(lǐng)導(dǎo)工作延伸,在工作實(shí)踐中,領(lǐng)導(dǎo)是上級,處于主導(dǎo)地位;秘書是下級,處于輔助的地位。“領(lǐng)導(dǎo)者,應(yīng)幫助秘書認(rèn)清事業(yè)發(fā)展目標(biāo),明確工作任務(wù),并給予及時(shí)有效的指導(dǎo)和各項(xiàng)幫助,使秘書能夠盡職盡責(zé),努力工作;對于秘書而言,要輔助領(lǐng)導(dǎo)確定事業(yè)目標(biāo),并為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合性的服務(wù),當(dāng)好助手和參謀。”
例如:一個(gè)周六的下午,某醫(yī)院分別召開門診患者、住院患者、離退休干部職工、社會(huì)義務(wù)監(jiān)督員等幾個(gè)座談會(huì),廣泛征求群眾意見。會(huì)后,幾個(gè)小組的會(huì)議記錄全部匯總到了秘書手中,辦公室主任吩咐下周一之前把材料整理出來交給黨委書記。會(huì)議記錄很凌亂,字跡也潦草不清,秘書整整用了一天的時(shí)間才將多達(dá)180條意見和建議整理完,并在用詞造句上對這些意見和建議做了一些修改,待工作結(jié)束時(shí)已經(jīng)是周日晚上十一點(diǎn)多了。第二天交材料的時(shí)候等到的卻是主任嚴(yán)厲批評,因?yàn)槊貢鴽]有按照領(lǐng)導(dǎo)的意思對所有的意見分門別類進(jìn)行梳理。最后秘書將意見按照醫(yī)療、護(hù)理、后勤、服務(wù)態(tài)度、人事工作等幾個(gè)方面加以分類,相同相似的意見歸并,最后共梳理出了4個(gè)方面68條意見和建議。
(二)主動(dòng)參謀,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難,提供信息主動(dòng)參謀 在整個(gè)企業(yè)中,秘書是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系最為密切,最了解領(lǐng)導(dǎo)的人。領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙,難免有很多不如意不順心的時(shí)候,作為秘書,要敏銳地觀察到領(lǐng)導(dǎo)的思想活動(dòng),想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急。在領(lǐng)導(dǎo)工作上遇到困難的時(shí)候第一時(shí)間站出來鼎力相助,生活上遇到挫折時(shí)候也能盡自己最大努力撫平領(lǐng)導(dǎo)的情緒,做到顧全大局,不要因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的情緒影響這個(gè)公司的運(yùn)轉(zhuǎn)。
“市場經(jīng)濟(jì)條件下現(xiàn)代企業(yè)處在一個(gè)信息爆炸的時(shí)代,市場瞬息萬變,隨著全球化進(jìn)程的不斷加劇,企業(yè)面臨前所未有的復(fù)雜和激烈的競爭局面。要想在市場競爭中獲勝,抓好信息工作成為一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的秘書工作只注重一般性的上情下達(dá)和下情上達(dá)的縱向信息,改制以后,秘書人員主要面向市場抓市場信息、經(jīng)濟(jì)信息和產(chǎn)品信息。”秘書人員要從信息的超前性、客觀性、多元性的特點(diǎn)出發(fā),經(jīng)常捕捉包括原料、生產(chǎn)、科技、產(chǎn)品、價(jià)格、市場、消費(fèi)等各個(gè)方面的信息。并且把信息工作的立足點(diǎn)由原來著重為上級行政機(jī)構(gòu)服務(wù)轉(zhuǎn)移到全力為企業(yè)經(jīng)理的經(jīng)營決策服務(wù),做到提供的信息及時(shí)、準(zhǔn)確、有用,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
(三)小處著眼,注意細(xì)節(jié) “企業(yè)中的秘書,既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作,也要細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事,做到從小處著眼,注意細(xì)節(jié)。這里舉三個(gè)例子來簡單說明一下秘書如何從小處著眼,注重細(xì)節(jié)。
例如:領(lǐng)導(dǎo)喜歡喝茶,秘書平時(shí)就要準(zhǔn)備好上等的茶葉,待領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí),有好茶以備,在給領(lǐng)導(dǎo)沖茶時(shí),一定要把茶具洗干凈,在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。倒如茶杯里的水要適量。這樣,既講究衛(wèi)生,又顯得彬彬有禮。
(四)善于溝通,一視同仁 日常工作中,領(lǐng)導(dǎo)之間出現(xiàn)意見分歧是常有的事,企業(yè)秘書在工作中經(jīng)常會(huì)處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的夾縫中,受“夾板氣”。企業(yè)秘書要從大局出發(fā),從和諧角度去處理,對每一位領(lǐng)導(dǎo)都一視同仁,千萬不能把某位領(lǐng)導(dǎo)對另一位領(lǐng)導(dǎo)的意見直接告訴對方,更不能厚此薄彼,添油加醋。企業(yè)秘書應(yīng)善于在領(lǐng)導(dǎo)之間轉(zhuǎn)達(dá)意見,善于把了解到的不同的甚至于對立的意見轉(zhuǎn)變?yōu)樽约旱慕ㄗh,私下與領(lǐng)導(dǎo)溝通,這樣可避免領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾,也可使自己免于尷尬的境地。
二、企業(yè)秘書與同事關(guān)系的處理原則
(一)顧全大局
在社會(huì)生活中每個(gè)人都有自己的個(gè)人利益,每個(gè)單位都有自身的局部利益,同時(shí)一切個(gè)人與單位又有不同層次的全局利益和最高層次的國家利益,秘書人員也不例外。如何處理個(gè)人與集體、局部與全局、單位與國家之間的利益關(guān)系,是人際關(guān)系中的一個(gè)重要問題。秘書人員應(yīng)該對本單位的職能和工作范圍有個(gè)全面地了解,把自己的本職工作放在單位的全局當(dāng)中考量,這樣才能更好地完成任務(wù)。在當(dāng)今信息化和經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代,秘書如果不了解大局就難以跟上時(shí)代的步伐,難以為領(lǐng)導(dǎo)提供卓有成效的參謀輔助。
(二)敏言慎行
辦公室是一個(gè)敏感地帶,身處其中的秘書,要盡可能地多觀察你周圍的同事如何做,虛心請教、模仿并把所從事的工作做得盡善盡美,而盡量避免言語、舉止方面的張狂。即使你十分健談,甚至是出口成章、口若懸河,也必須克制自己。同時(shí),在單位里除了做好你的本職工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的衛(wèi)生清掃、桌面整理、準(zhǔn)備開水等),它可以表現(xiàn)出你對單位的熱愛、對同事的關(guān)心,也體現(xiàn)出你個(gè)人良好的品質(zhì)和修養(yǎng)。因此,你必須時(shí)時(shí)注意你言談的恰當(dāng),事事注意你舉止的適度。
(三)寬人嚴(yán)己
秘書長期工作在一起,因性別、性格、年齡、愛好等差異,同事之間因一些細(xì)微末節(jié)產(chǎn)生一些小誤會(huì)、分歧甚至爭吵是正常的,若爭強(qiáng)好勝,處理不當(dāng)則會(huì)釀成糾紛、沖突進(jìn)而造成傷害,其結(jié)果必然是兩敗俱傷。
當(dāng)好秘書要有著高尚的道德品質(zhì),寬人嚴(yán)己,友愛合作,寬容待人,助人為樂,不與別人斤斤計(jì)較,不因小怨而存嫌。以博大的胸懷接納身邊的同事,有時(shí)退一步海闊天空,適當(dāng)?shù)厝套屢矔?huì)為自己贏得尊重,贏得好人緣。
(四)尊重別人
尊重和重視他人,是秘書人格品質(zhì)的表現(xiàn)和人際交往的原則。為此,應(yīng)做到:第一,真正地關(guān)心和幫助別人,這是人際關(guān)系的關(guān)鍵。如果用愛心和同情心去審視某一個(gè)人,那么這個(gè)人總有其可愛和可貴之處,而若缺少了愛心和同情心,我們就無法認(rèn)識和理解別人,也無法與其和睦相處。當(dāng)同事遇到困難處于困境時(shí),應(yīng)伸出援助友好之手,尤其是那些與自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人際間的堅(jiān)冰,讓人感到你的仁慈和無私。這樣,當(dāng)你面臨困境時(shí),人們也會(huì)及時(shí)地對你施以援手。第二,要經(jīng)常真心地表示自己對別人的感激之情,要真誠地贊揚(yáng)別人的優(yōu)點(diǎn)。這樣,不僅能加深雙方的友情,且能促進(jìn)別人的發(fā)展。第三,尊重他人還意味著不要輕視和瞧不起他人,盡管有時(shí)是無意的。當(dāng)自己與別人比較、強(qiáng)調(diào)自己的長處、優(yōu)勢或直接貶低別人時(shí),都有可能傷害對方的自尊,造成對方的自卑,甚至影響雙方的人際交流。
(五)誠信正直
秘書人員在處理人際關(guān)系時(shí),要樹立“誠信第一”的觀念。因?yàn)檎\信是品德之綱,而正直乃做人之本?,F(xiàn)實(shí)生活中不乏有些秘書利用領(lǐng)導(dǎo)的“授權(quán)”輕易許諾于人,但或置之腦后,或遲遲不辦、辦而不果而使自己陷入交際困境的實(shí)例頗多。因此秘書必須首先保持誠實(shí)的美德,以誠感人,這是獲取信用取信于人的一種積極方法。只有忠誠老實(shí),言而有信,態(tài)度誠懇坦率,行止彬彬有禮,才能在社交活動(dòng)中贏得廣泛的擁護(hù)和支持,進(jìn)而擁有和諧的人際關(guān)系??陀^的做法是:既不俯仰討好位尊者,也不藐視冷落位卑者;既要“言正”,不為討好敷衍某人而歪曲事實(shí),也要“行正、身正”,“以自己良好的人格魅力去打動(dòng)、影響周圍人的心靈;要端莊而不過于矜持,謙遜而不矯飾作偽”。如此,你便會(huì)與周圍形成良好的交往氛圍,增進(jìn)相互間的團(tuán)結(jié)合作。
三、企業(yè)秘書接待來訪者的工作方法
(一)預(yù)約來客 這類客人的接待工作相對來說比較簡單,一般只需知會(huì)一聲便可以了。但是,雖然預(yù)約客人在心理上已經(jīng)越過了秘書這道防線。秘書卻絕不能就此“事不關(guān)己,高高掛起”,擺出一副漠然置之的態(tài)度,給來訪者造成不快情緒,影響其與領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)面質(zhì)量。
(二)不速之客 這類來客又可以分為三種情況:
1.確有緊急事務(wù)須與領(lǐng)導(dǎo)直接商談?wù)?。與這類客人接觸,應(yīng)在禮節(jié)允許范圍內(nèi)盡量避免虛禮客套,直接進(jìn)入實(shí)質(zhì),及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo),聽候處理意見,努力使事情得到迅速有效的解決。
2.一般性事務(wù)來訪者。此類來訪者是隨機(jī)而又頻繁的,因此對他們的接待工作在很大程度上是對秘書耐心與應(yīng)變能力的考驗(yàn)。一方面,要一如既往地?zé)崆橹艿?。另一方面,又必須根?jù)事情的輕重緩急分門別類地處理好。
3.興師問罪者。這是一類特殊的來訪者,其特點(diǎn)是來訪目的中摻雜了過多的感情因素。因此,秘書人員在接待時(shí)需格外小自在意,千萬不能火上澆油,引起更大麻煩。首先,平息對方的怒火是關(guān)鍵,接下來則應(yīng)弄清楚對方來訪意圖及問題的癥結(jié)所在,作謹(jǐn)慎答復(fù)。若對方無理取鬧則可采取必要的強(qiáng)硬態(tài)度,以維護(hù)本組織利益及正常的工作秩序。
總之,在接待來訪的過程中,秘書應(yīng)當(dāng)不驕不躁,不卑不亢,將“服務(wù)于組織,服務(wù)于公眾”的理念貫穿于工作始終。
美國成人教育家戴爾•卡耐基認(rèn)為,一個(gè)人事業(yè)上的成功,只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù),另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。所以,無論是秘書,還是領(lǐng)導(dǎo),都應(yīng)主動(dòng)地、積極地培養(yǎng)交際的能力,努力建立良好的人際關(guān)系,以利于工作的開展,利于提高工作效率。