中小民營企業(yè)秘書在招聘工作中的禮儀運用
聽別人說話實際上就是對別人的肯定和尊重。有人說,上帝之所以給我們兩只耳朵一張嘴,就是希望我們多聽少說。今天學(xué)習(xí)啦小編要與大家分享的是:,具體內(nèi)容如下;希望能夠幫助到大家!
[摘要]文章結(jié)合中小民營企業(yè)秘書的工作特點,從態(tài)度、第一印象等方面分析秘書禮儀規(guī)范及其運用,并就提升自身禮儀素養(yǎng)的途徑提出建議,使秘書在招聘工作環(huán)節(jié)中形成良好的企業(yè)形象,吸引更多的人員為企業(yè)服務(wù)。
[關(guān)鍵詞]中小民營企業(yè);秘書;招聘;態(tài)度;第一印象;途徑
[論文正文]
隨著近年來我國民營企業(yè)的快速發(fā)展,民營企業(yè)的規(guī)模不斷壯大,管理水平也得到了顯著提高,民營企業(yè)已逐漸發(fā)展成為國民經(jīng)濟(jì)的一支重要力量。一般而言,民營企業(yè)尤其是中小型民營企業(yè)為了節(jié)省人力物力財力,降低經(jīng)營成本,企業(yè)秘書工作都具有綜合性的特點,除負(fù)責(zé)秘書本職工作外,還擔(dān)負(fù)很大部分的非秘書性質(zhì)的工作,如人力資源管理、員工招聘與培訓(xùn)、企業(yè)文化、公關(guān)宣傳及新聞發(fā)布工作等??梢姡行∶駹I企業(yè)秘書人員面臨重要的轉(zhuǎn)型要求,秘書的角色職能由傳統(tǒng)型向外向型、全能型轉(zhuǎn)變,秘書要既能文又能武,既會管理又懂專業(yè),既當(dāng)信息員又當(dāng)公關(guān)人,既做謀士又做助手,為企業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的服務(wù)。
但是,不少中小民營企業(yè)秘書面對工作要求的提高、工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變、工作跨度的加大等一系列要求一時難以適應(yīng)。僅就秘書在從事員工招聘工作環(huán)節(jié)而言,就由于工作量大、人員流動性大及面試人數(shù)較多、面試對象層次較低等因素的影響,常有以下禮儀缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)。如:招聘過程中相互大聲談笑;招聘工作當(dāng)天著裝隨意;招聘交談時坐姿懶散;言談舉止中時有輕視應(yīng)聘人員的表現(xiàn)等。這些都是招聘工作中秘書禮儀素質(zhì)缺乏的種種表現(xiàn)。
秘書形象常常代表著一個企業(yè)的形象,在招聘工作環(huán)節(jié)中給應(yīng)聘者留下深刻的第一印象,也是應(yīng)聘者對企業(yè)形成的第一印象。因此,秘書人員必須具備強(qiáng)烈的禮儀意識,掌握相應(yīng)的禮儀技巧,以提高企業(yè)的形象與知名度,樹立良好的社會信譽(yù)及社會形象。因此,秘書應(yīng)當(dāng)自覺地用禮儀規(guī)范來約束自身的行為,這就要求秘書應(yīng)當(dāng)從各方面明確禮儀規(guī)范要求,并熟練地運用到工作過程當(dāng)中,為招聘工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行及企業(yè)招聘到滿意的員工打下良好的基礎(chǔ)。
一、態(tài)度至上
尊重是一切禮儀的基礎(chǔ)。禮儀規(guī)范的基本要求就是要以尊重為本,以人為本,態(tài)度至上。在招聘工作中,秘書擔(dān)當(dāng)企業(yè)與企業(yè)需求人員之間的橋梁作用,是應(yīng)聘者進(jìn)入企業(yè)的第一道把關(guān)人。因此,秘書在工作中應(yīng)處處以企業(yè)需求為中心,以為企業(yè)服務(wù)為重點,以招募適合企業(yè)需求的員工為目的,尊重應(yīng)聘者,誠懇、熱心地為企業(yè)和應(yīng)聘者服務(wù),不應(yīng)以老員工自居,以秘書身份自大,居高臨下,輕視對方,給應(yīng)聘者留下不好的第一印象。據(jù)美國華盛頓一家市場調(diào)查機(jī)構(gòu)的一次調(diào)查結(jié)果表明:應(yīng)聘人員在企業(yè)及與企業(yè)進(jìn)行接觸時受到非禮待遇后,96%的人不直接抱怨,但有91%的人不愿再到這個企業(yè)來。而且受到非禮待遇的人平均要向他周圍的9個人講述,其中13%的人要向他周圍的20個人講述??梢?,企業(yè)的不良形象會造成比較大范圍內(nèi)的負(fù)面影響,企業(yè)對應(yīng)聘者應(yīng)保有尊重、良好而熱情的態(tài)度。
二、營造良好的第一印象
第一印象在人際交往中有著強(qiáng)烈的定勢作用。秘書在接待應(yīng)聘者時,端莊的儀表、文雅的舉止、得體的語言以及整潔的服飾往往可以留給應(yīng)聘者良好的第一印象。這既是對應(yīng)聘者尊重的一種表現(xiàn),也是讓應(yīng)聘者產(chǎn)生樂于與之交往的魅力所在,是形成良好的面試關(guān)系的開端。
(一)儀表端莊
適度地修飾自己的形象,其實也是對自我人格的一種塑造和珍惜。秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的儀表美。儀表端莊是指秘書的服飾、發(fā)型、臉部化妝的綜合形象,要求秘書在工作中要做到職業(yè)、穩(wěn)重、可信、可親。如果秘書給應(yīng)聘者的第一印象很差,如著裝不整潔等,應(yīng)聘者則會對秘書的工作缺乏尊重和支持,使雙方面試的交往和溝通陷于困境,今后工作中秘書也難以得到未來員工更多的依賴與配合。
1.干練的發(fā)型。首先,發(fā)型比面部特征更能吸引對方的注意。長發(fā)暗示著健康和性感,短發(fā)看起來自信而成功,自然、中長、沒有特定款式的發(fā)型,則讓人感覺智慧和真實。秘書在招聘工作中可采用束發(fā)或盤發(fā)等方式體現(xiàn)出職業(yè)、干練的企業(yè)形象。
2.淡雅的妝容。出于尊重和自信的角度,秘書在招聘場合應(yīng)化淡妝,不能化濃妝,才能體現(xiàn)出職業(yè)和自然、美麗的形象。
3.得體的衣著。根據(jù)TPO原則,秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的著裝,應(yīng)得體而鄭重,不應(yīng)穿著隨意或穿休閑服參與招聘工作。
(二)語言得體
常言道“言為心聲”。語言是招聘場合雙方人員之間溝通與交流的重要工具,是建立良好招聘關(guān)系的禮儀要求。語言往往能全面地反映出一個人的文化素養(yǎng)、知識水平和精神風(fēng)貌。語言得體是指秘書與應(yīng)聘者之間交流使用的語言準(zhǔn)確、友善、親切,包括言之有禮、言之有意、言之有利、言之有體和言之有技。
1.重在交流。在應(yīng)聘者面前,應(yīng)提倡用禮貌的語言、鼓勵性語言。秘書首先要學(xué)會使用文明禮貌的十字用語,即“請、您好、謝謝、對不起、再見”。其次要注意正確而禮貌地稱謂應(yīng)聘者,如可稱先生、小姐、同學(xué)等。此外,還應(yīng)當(dāng)注重傾聽禮儀,注意詢問技巧等。
2.善于傾聽。聽別人說話實際上就是對別人的肯定和尊重。有人說,上帝之所以給我們兩只耳朵一張嘴,就是希望我們多聽少說。在招聘工作中,秘書應(yīng)把應(yīng)聘者放在首要的位置,讓應(yīng)聘者多講多談,以更全面地了解對方的各種信息,以吸納為企業(yè)所用的人員。
3.多用詢問。秘書在招聘環(huán)節(jié)中應(yīng)多用詢問,了解企業(yè)需求的信息,并通過應(yīng)聘者對于詢問的回答來分析該人員是否符合企業(yè)的需求。
第一印象有大約40%的內(nèi)容還與聲音有關(guān)。音調(diào)、語氣、語速、節(jié)奏都將影響第一印象的形成。因此,雙方在交流過程中也要注意語調(diào)優(yōu)雅、吐字清楚、聲音高低得當(dāng)、語氣柔和、情感真摯、以誠相待,處處注意樹立良好的企業(yè)形象。秘書掌握溝通的語言交流的禮儀與技巧是密切面試雙方關(guān)系的關(guān)鍵。秘書學(xué)會合理運用語言的特點,在交談中使用禮貌性語言,善于運用理解、含蓄、親切及靈活多變的語言交際方式,就能促進(jìn)心靈相通,促進(jìn)相互理解和信任,達(dá)到與應(yīng)聘者交談取得圓滿的結(jié)果、吸引人才等目的,使招聘工作得以順利進(jìn)行。
(三)舉止文雅
秘書在招聘工作環(huán)節(jié)中,除了注重儀表和談話禮儀外,還要掌握輔助語言禮儀,即態(tài)勢語言。態(tài)勢語包括表情語、動作語和體姿語。
1.文雅的動作。招聘工作中,秘書可使用恰當(dāng)?shù)氖謩菡垜?yīng)聘者坐下,并在與應(yīng)聘者進(jìn)行應(yīng)聘資料的交接時注意雙手遞接,體現(xiàn)對對方的尊重。手勢活動幅度不宜過大,應(yīng)節(jié)奏明快、自然文雅。
2.微笑的表情。卡耐基說過:“微笑能照亮所有看到他的人,像是穿過烏云的太陽,帶給人們溫暖。”微笑可以反映出一個積極的形象,表現(xiàn)友善,同時它也是與人溝通的催化劑。面帶微笑,可以表達(dá)對他人的尊敬和禮貌,拉近人與人的距離,表現(xiàn)誠意。
3.親切的眼神。微笑離不開眼睛的神采,在招聘環(huán)節(jié)中,秘書應(yīng)面帶微笑,雙目平視對方,眼神真摯,體現(xiàn)出平易近人的感覺。交談中應(yīng)時時注意眼神的關(guān)注,體現(xiàn)出對交談對象的尊重,不應(yīng)左顧右盼,心不在焉。
4.正確的姿態(tài)。秘書在招聘過程中,姿態(tài)使用主要包括立姿和坐姿。立姿要求脊背挺直、胸部挺起,不要彎腰曲背;坐姿要求是腰部挺起,上身要直,不要給人以“癱倒在椅子上的感覺”,身子可適當(dāng)前傾讓人感覺你對談話內(nèi)容有興趣。優(yōu)雅的坐姿傳遞著自信、友好、熱情的信息,同時也顯示出高雅莊重的良好風(fēng)范。就坐后,要注意單手或雙手放在桌下或是雙肘支在面前的桌子上、夾在兩腿間都是不允許的。
總之,采用“SOLER”是一個有效的方法。S——sit:坐要面對別人;O——open:自然開放;L——lean:身體微微前傾;E——eye:目光接觸;R——reaction:放松。秘書在招聘環(huán)節(jié)善于運用手勢、表情等非言語交流的形式,學(xué)會運用“體態(tài)語言”,實踐良好的禮儀規(guī)范,必將有利于招聘工作質(zhì)量的提高。
秘書人員在招聘工作環(huán)節(jié)中注重禮儀是職業(yè)禮儀的需求,也是秘書職業(yè)形象的重要組成部分,更是秘書素質(zhì)、修養(yǎng)、行為、氣質(zhì)的綜合反映。招聘工作中能注重禮儀有利于自身素質(zhì)的提高,有利于工作的順利開展。那么,通過什么途徑才能更好地提升自身的禮儀素養(yǎng),在招聘工作環(huán)節(jié)中很好地運用呢?
首先,隨著經(jīng)濟(jì)社會和企業(yè)的快速發(fā)展,人們的禮儀意識不斷加強(qiáng)。秘書在招聘工作中注重禮儀形象,能較好地樹立企業(yè)形象,有助于提高秘書自身的整體素質(zhì),有助于繼承“禮儀之邦”的優(yōu)良傳統(tǒng),適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。“禮”的根本是“修身”,而實現(xiàn)秘書禮儀規(guī)范的關(guān)鍵,說到底就是秘書自身素質(zhì)的提高。因此,秘書必須首先樹立良好的職業(yè)道德修養(yǎng),成為具有社會責(zé)任感和企業(yè)責(zé)任心的職業(yè)人。同時,秘書應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)修養(yǎng)意識,秘書的職業(yè)形象以秘書群體形象為首要前提,需要每一位秘書為之付出巨大的努力。個別秘書由于心中沒有一個完善的自我形象設(shè)計,缺乏必要的知識儲備及內(nèi)在修養(yǎng),在行為上表現(xiàn)為專業(yè)性不強(qiáng),致使秘書的職業(yè)形象只有與世俗上的小蜜定義相吻合。特別有少數(shù)行為粗魯、言語庸俗者,更是嚴(yán)重影響了秘書職業(yè)整體的社會形象。作為秘書,應(yīng)努力提高自身的素質(zhì),用自身良好的言行及工作作風(fēng)贏得人們的矚目。誠然,素質(zhì)的提高并非來自一朝一夕,需要平時在一點一滴的言行舉止中養(yǎng)成良好的習(xí)慣,并逐漸積淀而成。
其次,秘書需要提高自身的知識架構(gòu)。秘書人員要自覺調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu),終身努力學(xué)習(xí)。作為一名“知書達(dá)禮”的秘書,除了要認(rèn)真學(xué)習(xí)秘書專業(yè)的知識和技能外,還應(yīng)該學(xué)習(xí)企業(yè)管理及其他與企業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識;同時,對與秘書工作各環(huán)節(jié)相關(guān)的禮儀規(guī)范要求等知識也應(yīng)當(dāng)加以重視。只有不斷地更新知識,完善知識結(jié)構(gòu),增加自身修養(yǎng),為企業(yè)提供更為周到細(xì)致的服務(wù),才能贏得廣泛的贊譽(yù)和尊重,獲得良好的社會輿論及評價,樹立良好的企業(yè)形象。
秘書人員在招聘工作環(huán)節(jié)中,其形象、言談舉止、音容笑貌,都能對應(yīng)聘者產(chǎn)生直接或間接的影響,從而影響招聘工作的效果。這就要求秘書不僅要具有豐富的專業(yè)知識和技能,還要具備良好的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng),自覺履行相關(guān)的禮儀規(guī)范??梢姡貢邆淞己玫亩Y儀修養(yǎng)和履行禮儀規(guī)范,已是當(dāng)代中小民營企業(yè)秘書工作不可分割的一部分,也是企業(yè)發(fā)展與社會進(jìn)步的必然要求。