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淺談校園網(wǎng)絡(luò)化與提升院校行政效率

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提高行政效率不僅是網(wǎng)絡(luò)化院校行政管理活動的出發(fā)點和最終目標,也是院校行政管理的生命線。在網(wǎng)絡(luò)已成為院校行政行管理基礎(chǔ)的情況下,按照信息化要求改革院校行政管理模式,已經(jīng)成為提高院校管理效率的根本途徑。
一、網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率標準的制定
“所謂網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率,是指在保證網(wǎng)絡(luò)化院?;顒幽繕苏_,并給教學科研帶來有益成果的前提下,行政活動的投入與產(chǎn)出之比率。其公式為:行政效率=行政產(chǎn)出/行政投入。”[1]具體說,它是院校在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中,通過流程再造和政務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等途徑,以一定的投入所獲得的效益。由于院校管理是一種極為復雜的社會活動,構(gòu)成行政效率的各種要素在不同的環(huán)境條件下,在不同的管理層次上表現(xiàn)形式不同,因此,衡量標準也多種多樣。為使院校管理效率的測定科學化,應從我國院校管理的實際出發(fā),逐步建立起規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率評估測量標準體系。
(一)網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作的質(zhì)量標準
網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作質(zhì)量標準,包括網(wǎng)絡(luò)化院校決策質(zhì)量標準,網(wǎng)絡(luò)化院校行政管理工作質(zhì)量標準,網(wǎng)絡(luò)化院校執(zhí)行工作質(zhì)量標準。
行政決策是院校管理的中心環(huán)節(jié)。決策質(zhì)量對整個行政活動的效果有著決定性的作用。網(wǎng)絡(luò)化院校的決策質(zhì)量標準主要包括兩個方面:一是方向標準。即網(wǎng)絡(luò)化院校行政決策是否符合院校發(fā)展目標和學生對教學的要求。二是優(yōu)化標準。即是否選擇了最優(yōu)的行動方案。與傳統(tǒng)的院校行政決策質(zhì)量要求相比,網(wǎng)絡(luò)化院校行政決策的質(zhì)量更強調(diào)科學性,更注重決策的定量分析和數(shù)學模型的運用,即由經(jīng)驗型決策向?qū)<抑悄苄蜎Q策轉(zhuǎn)變。
網(wǎng)絡(luò)化院校中間管理層的工作質(zhì)量。中間管理層工作質(zhì)量的主要標準有:對上級命令執(zhí)行的程度,反饋下層信息的準確和及時程度,管理系統(tǒng)內(nèi)部協(xié)調(diào)一致的程度,對所屬部門工作的指揮是否正確、有效、靈活,能否及時有效地處理突發(fā)事件等,所有這一切又集中表現(xiàn)在為師生的服務(wù)上。在現(xiàn)實生活中,師生需要減少與上級的溝通環(huán)節(jié),因此,減少中間環(huán)節(jié)也是一種工作質(zhì)量的提高。
網(wǎng)絡(luò)化院校具體執(zhí)行工作的質(zhì)量。院校具體執(zhí)行層大部分是操作性工作,可以按不同崗位,具體制定工作質(zhì)量標準。一般有:服務(wù)態(tài)度好壞;有無嚴格的工作程序標準,其執(zhí)行程度如何;工作成果是否符合計劃要求;服務(wù)對象滿意程度等。在網(wǎng)絡(luò)化條件下,具體執(zhí)行工作的根本質(zhì)量標準是,是否能滿足師生對行政機構(gòu)的要求,建立以師生為中心的服務(wù)體系。
(二)網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作的時效標準
“時間是行政效率的重要因素,測定行政效率高低必須有時效標準。”[2]網(wǎng)絡(luò)化院校時間標準可分為兩類:一是完成某一行政行為的速度標準;二是完成某一行政行為的時限標準。在網(wǎng)絡(luò)化條件下,由于采用了大量的信息技術(shù),行政工作的時間大大縮短,網(wǎng)絡(luò)化院校行政工作的時效標準不僅限于減少時間,而且還應該改變網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式,從根本上節(jié)約師生的時間。
二、提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率的方法
網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率的高低受一系列因素的影響,主要包括組織因素和非組織因素。前者包括機構(gòu)、人事、程序、方法等因素;后者包括道德、心理、社會、科技等因素。要提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率,就必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化院校的特點,尋找提高行政效率的方法。
(一)構(gòu)建電子校園
電子校園集現(xiàn)代院校管理體制的優(yōu)點于一身,是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下世界各國院校行政管理追求的目標。構(gòu)建電子校園主要應抓好以下幾方面的工作:
“構(gòu)建電子校園平臺。它包括兩個方面:一是網(wǎng)絡(luò)校園的硬件建設(shè),形成一個完整的院校辦公自動化網(wǎng)絡(luò)體系。二是網(wǎng)絡(luò)校園的軟件建設(shè)。它不僅包括院校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應用軟件,還包括數(shù)據(jù)的采集、輸入、歸類和應用。”[3]
按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求,理順院校行政管理與黨組織管理及其他社團管理的關(guān)系。明確院校行政管理的職能、職責和權(quán)限,將院校行政部門不該管、管不了也管不好的事務(wù),交給社團和其他組織,在此基礎(chǔ)上,建立網(wǎng)絡(luò)化院校行政管理系統(tǒng),實現(xiàn)網(wǎng)上辦公,網(wǎng)上服務(wù),“一卡通”,師生在生活場所就能辦完原來只有到院校機關(guān)才能辦完的事情。
按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求重新界定各職能部門的職責和任務(wù),確保責、權(quán)、利關(guān)系的一致性,防止政出多門、權(quán)責不清,提高行政效率。
按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求科學設(shè)置行政職位和人員編制,杜絕機構(gòu)虛設(shè)、機構(gòu)臃腫、人浮于事。使行政組織在精簡、高效的原則下實現(xiàn)良性運轉(zhuǎn)。
按照網(wǎng)絡(luò)化院校的要求健全行政組織的監(jiān)督與保障機制,確保院校管理目標的順利實現(xiàn)。運用網(wǎng)絡(luò)化院校系統(tǒng)擴大師生的管理參與度,在信息互動中使決策更加高效科學。
(二)提高管理科學化現(xiàn)代化
院校行政管理的科學化、現(xiàn)代化,是指院校行政機關(guān)的各種行政管理活動都必須遵循客觀規(guī)律,按照科學的方法進行管理,利用現(xiàn)代化的管理思想和科學技術(shù)手段,開展行政管理活動。科學化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ),現(xiàn)代化是科學化的必然追求。
網(wǎng)絡(luò)化院校管理的科學性、可行性如何,直接影響到行政活動的方向、速度,影響到行政資源的配備,并決定著行政管理活動的成敗。“堅持行政管理科學化、現(xiàn)代化,必須制定科學的行政計劃,一切行政管理活動都必須圍繞既定的行政計劃展開。”[4]在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化院校行政體系時,還必須統(tǒng)籌全局,遵循科學的原則,明確行政管理的方向、目標、任務(wù)、政策、方法、技術(shù)及其他要求,按照科學的程序,提高管理水平。
(三)開發(fā)人力資源
人是社會之本,人的創(chuàng)造力是社會發(fā)展的重要力量源泉。雖然網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠代替大量人的工作,但在以管人為特征的政務(wù)面前,發(fā)揮人的作用仍然是網(wǎng)絡(luò)化院校建設(shè)首先要考慮的問題。網(wǎng)絡(luò)化不僅不能取代人,相反,由于技術(shù)的進步,它更需要高科技人才,更需要在政務(wù)行為中開發(fā)人才資源。
在網(wǎng)絡(luò)化院校中開發(fā)人才資源,一是要利用網(wǎng)絡(luò)化院校的有利條件,把行政人員從大量重復勞動中解放出來。二是借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),提高行政人員的工作水平。三是不斷加大對機關(guān)工作人員的培訓力度,加強干部的學習,全面提高機關(guān)工作人員的素質(zhì),尤其要提高各級領(lǐng)導干部的政治理論、業(yè)務(wù)知識和管理技能。
(四)強化制度約束
在網(wǎng)絡(luò)化條件下,強化約束機制主要應做好以下幾方面的工作。
1.明確崗位、責任和利益。即以事定崗,以崗定責,以責定利。這樣做,減少了傳統(tǒng)體制相互扯皮的現(xiàn)象,每一個工作人員工作的效率和成績?nèi)绾?,可以根?jù)各自完成的任務(wù),進行定性和定量分析,由于各行政人員崗位、責任和利益明確,必將極大地提高行政效率。
2.行政管理制度化。即將原來行之有效的零碎管理方法上升為制度,形成統(tǒng)一的標準和規(guī)范,每一個人都受這些標準和規(guī)范制約,都按這些標準和規(guī)范行事,做到有令就行,有禁就止,行動一致的完成行政任務(wù)。
3.行政行為法制化。即將院校的行政制度上升為法規(guī),所有人都必須以法規(guī)辦事。
三、提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率應注意的問題
(一)提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率必須凸顯以人為本的管理理念
網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率,不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變,更是管理科學的革命。實行網(wǎng)絡(luò)化管理后,原來由多個部門或?qū)I(yè)人員完成的工作任務(wù),變成由一個人或幾個人組成的“工作小組”來完成,院校行政管理人員將獲得獨立解決問題的行動自主權(quán)。“對行政人員的管理方式不是監(jiān)督、控制,更多是指導、幫助和支持,考核方式也由部門工作量的考核,轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)小組為中心的績效考核。”[5]由于新的管理流程對行政人員的綜合素質(zhì)和能力要求提高了,行政人員必須具備基于處理多項業(yè)務(wù)、協(xié)同作業(yè)、信息化集成管理等新流程所要求的知識和業(yè)務(wù)能力,因此,在管理過程中,必須突出以人為本的管理理念,包括對被管理者的人性化管理和對管理者本身的人性化管理,全面提升以人為本的管理水平。
(二)提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率必須與院校信息化建設(shè)同步進行
信息技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率的“發(fā)動機”,而網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率只能在信息技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上才能發(fā)揮效能。網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率就是建立在信息集成原則和信息化基礎(chǔ)上的組織再造。信息技術(shù)應用的真正力量不僅僅是使以往的活動做得更好,而是要突破原有的一些默認和規(guī)定,創(chuàng)造出一種全新的組織結(jié)構(gòu)與工作方法,使院校組織的管理模式和服務(wù)質(zhì)量發(fā)生質(zhì)變,這也是院校行政組織再造的基礎(chǔ)所在。
(三)提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率必須與院校改革同步進行
提高網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率,不僅需要管理流程的轉(zhuǎn)換,還涉及“院校行政組織的制度改革、行政組織的結(jié)構(gòu)調(diào)整、行政人員能力的提高以及行政組織文化的再造。”[6]具體來說,提升網(wǎng)絡(luò)化院校行政效率的配套措施至少應當包括以下幾個方面。
1.轉(zhuǎn)變院校管理職能,將非教學科研的管理行為從原有的行政業(yè)務(wù)流程中剔除出去。
2.盡可能做到對現(xiàn)有行政組織和服務(wù)職能的集成化,并以法定的方式明確院校行政業(yè)務(wù)流程的范圍與邊界。
3.根據(jù)優(yōu)化后的行政業(yè)務(wù)流程,調(diào)整、撤并不必要的行政部門,減少不必要的行政層級、裁減不必要的冗員,使行政組織結(jié)構(gòu)扁平化、精干化。
4.廢除不必要的規(guī)章制度和煩瑣的程序,簡化辦事手續(xù),并對基層管理人員擴大授權(quán)。
5.建立跨部門的管理機構(gòu)、配備強有力的領(lǐng)導,制定行政業(yè)務(wù)內(nèi)部的運轉(zhuǎn)規(guī)則,各行政業(yè)務(wù)之間的關(guān)系規(guī)則,以院校中心工作為主軸,形成新的工作模式。
6.建立溝通行政組織內(nèi)外的電子化信息傳遞網(wǎng)絡(luò),并通過技術(shù)維護,確保行政管理信息的暢通與安全。
7.行政人員要轉(zhuǎn)變觀念,樹立以服務(wù)為導向的工作意識,并通過培訓、信息共享以及構(gòu)建學習型組織,全面提升行政人員的綜合知識水平和信息處理能力。
8.通過建立一種鼓勵創(chuàng)新、相互溝通、積極協(xié)作、強烈事業(yè)心和使命感、善于自我管理意識的行政組織文化,確保新管理模式下的行政人員能夠?qū)崿F(xiàn)管理責任內(nèi)化。
注釋
[1]濮小金??茖W發(fā)展觀網(wǎng)絡(luò)課堂“五步教學法”[J]《管理觀察》2009(7)45
[2]包玉娥《當代中國政治制度》[M]學習出版社2000(1)162
[3]安德妹。加強管理強化服務(wù)加快發(fā)展提高效益[J]《后勤管理》2007(7)58
[4]曹晶璞。高校行政管理工作高效性的對策研究[J]《商情》2009(12)61
[5]濮小金、司志剛《電子政務(wù)》[M]機械工業(yè)出版社2006(6)231
[6]許立一。行政組織再造之探討[R]《國政研究報告》2002(10)2
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