檔案管理論文相關(guān)的精選特輯
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高專檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策分析
在社會飛速發(fā)展的新時期，高專學校在發(fā)展期間，也加大了對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，保證可以從根本上提升檔案管理的水平和效果。但是，由于受到一些因素的干擾和制約，使得高專檔案管理信息化建設(shè)存在了很多的問題，對檔案管理工作的有效開展造成了很大影響。對此，學校應(yīng)該站在整體的角度，對存在的問題進行合理分析，然后有針對性的制定解決對策，從而促進檔案管理信息化建設(shè)可以有序進行。
一、高專檔案管理信息化建設(shè)存在的問題分析
(一)檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)范性
在高專檔案管理信息化建設(shè)期間，由于受傳統(tǒng)觀念的影響和制約，使得院校的領(lǐng)導沒有給予檔案管理應(yīng)有的重視，在應(yīng)聘檔案管理的工作人員的時候，經(jīng)常應(yīng)聘一些專業(yè)水平以及素養(yǎng)較高的人員。在實際工作中，由于檔案管理人員的經(jīng)驗不足，沒有對檔案管理工作行程一個正確的認識，從而導致檔案管理工作不夠規(guī)范，比如：在開展檔案管理信息化建設(shè)期間，經(jīng)常會出現(xiàn)命名與檔號不符的現(xiàn)象，致使檔案管理出現(xiàn)重名的嚴重情況，影響了檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，不利于高專院校的長久發(fā)展[1]。
(二)網(wǎng)絡(luò)安全性不高
隨著時代的發(fā)展，社會的進步，信息技術(shù)也得到了很好的普及和推廣，在為人們的日常生活以及企業(yè)發(fā)展提供一定便利的同時，也存在了一定的安全風險。在實際的檔案管理過程中，由于網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，因此大大加劇了高專檔案管理工作的難度。所以，在進行高專檔案管理工作建設(shè)的過程中，不僅要注重信息資源的公開，還要加大對個人隱私的保護。同時，在信息化條件下，還經(jīng)常會受到電腦病毒以及黑客攻擊等因素的干擾，使得信息安全事故時有發(fā)生，再加上高專檔案信息內(nèi)容會涉及到政治以及經(jīng)濟等方面的機密，所以，在檔案管理期間，如果出現(xiàn)信息泄露以及丟失等情況，那么就會造成非常嚴重的后果。
(三)技術(shù)以及設(shè)施缺乏一定的完善性
在實際的發(fā)展過程中，很多高專院校仍然存在著對檔案管理信息化建設(shè)不重視的情況，因此，在這一方面投入的技術(shù)以及經(jīng)費比較少，比如：檔案室只是配備了基本的計算機以及網(wǎng)絡(luò)，沒有相應(yīng)的技術(shù)支持，再加上信息基礎(chǔ)設(shè)施缺乏一定的完善性，使得高專檔案管理信息化建設(shè)的開展受到了很大的限制。同時，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使得電子文件逐漸取代了紙質(zhì)文件，但是一些高專院校仍然缺乏標準的信息接口與管理軟件，使得很多電子文件很難進行系統(tǒng)的處理，嚴重的情況下還會導致資源丟失，不利于高專檔案管理信心化建設(shè)水平的提升[2]。
二、高專檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決對策分析
(一)對檔案管理制度進行不斷完善
面對現(xiàn)階段高專檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，院校領(lǐng)導一定要提升檔案管理人員的責任意識以及綜合能力，確保檔案管理建設(shè)水平能夠提升。一方面，建立健全的檔案管理機制。在檔案管理信息化建設(shè)期間，管理人員要根據(jù)實際情況，積極應(yīng)用先進的管理模式，制定合理、科學的管理制度和方案，并且切實落實到實際工作中，保證檔案管理更加具有科學性和規(guī)范性。另一方面，提升檔案管理人員的責任意識。在實際的工作過程中，學校領(lǐng)導要加大對工作人員的培訓，保證檔案管理人員的專業(yè)水平以及自身素養(yǎng)可以得到全面提升，讓每一個管理人員都能夠熟練地應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)以及管理模式，并且合理的應(yīng)用到實際工作中，提升檔案管理的整體水平和效果，進而推?癰咦ǖ蛋腹芾硇畔⒒?建設(shè)的進程。
(二)全面提升檔案信息的安全性
在高專檔案管理信息化建設(shè)過程中，一方面，應(yīng)該保證檔案存儲設(shè)備的安全性，做到專機專用，并且要定期對這些設(shè)備的軟件以及硬件進行更新升級，保證檔案管理工作可以符合社會發(fā)展的需求，同時，相關(guān)人員還要對設(shè)備進行定期的維護，保證檔案存儲設(shè)備的狀態(tài)良好。另一方面，檔案管理人員在實際的工作中，還要對存檔文件進行更新備份，防止出現(xiàn)檔案文件出現(xiàn)丟失的情況。技術(shù)人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)防火墻以及身份驗證等方式，加大檔案管理的安全性，確保電子文件在傳輸過程中能夠具有較強的保密性，避免電子文件被非法刪改等情況的出現(xiàn)，進而促進檔案管理信息化建設(shè)的順利開展[3]。
(三)對管理方面技術(shù)進行不斷地完善
高專檔案管理信息化建設(shè)的順利進行，離不開技術(shù)以及軟硬件的支持。因此，在今后的發(fā)展過程中，院校一定要積極引進管理方面的技術(shù)并且加大資金投入。同時，當院校配備了相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施以后，還應(yīng)該注重對技術(shù)的更新，包括：加大對網(wǎng)絡(luò)安全的防護，在管理期間，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限以及訪客身份認證等，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性可以得到有效提升。同時，院校還應(yīng)該加強辦公室自動化建設(shè)，確保檔案管理工作的效率以及質(zhì)量可以得到有效提升，進而加快檔案管理信息化建設(shè)。
結(jié)束語：
面對現(xiàn)階段高專檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，學校領(lǐng)導應(yīng)該加大重視，合理分析以及研究問題的成因，并制定科學的解決對策，保證可以最大限度的降低問題發(fā)生幾率。同時，在進行高專檔案管理信息化建設(shè)的過程中，學校還應(yīng)該不斷提升管理意識，加強信息安全性，確保檔案管理建設(shè)工作具有一定的規(guī)范化以及合理化，從而進一步推動高專院校檔案事業(yè)的發(fā)展進程。
淺析高校檔案宣傳工作
一直以來，檔案讓人覺得神秘而遙遠，難以接近，檔案館也把自己定位于“酒香不怕巷子深，神圣而不可靠近”，特別是高校檔案工作，經(jīng)常被師生們忽視，遭受“冷落”。大部分高校師生對檔案館藏有哪些內(nèi)容的資料、哪些類別的資料、哪些資料與自己相關(guān)，一般是一知半解、甚至一無所知，究其原因，主要是高校的檔案工作宣傳不到位，沒有讓師生了解檔案，導致高校檔案工作成為“冷門”，檔案部門成為“冷宮”，難有人問津。
一、高校檔案宣傳工作存在的主要問題
1、對檔案宣傳重視不夠
高校檔案工作的主要功能是為學校的教學、科研和管理工作服務(wù)，具有較強的從屬性和輔助性。高校對教學、科研工作高度重視，但對檔案工作的重視力度還不夠、關(guān)心關(guān)注還不夠，對檔案工作人、才、物等方面的投入還不夠到位。在有限的經(jīng)費中仍然要購置檔案館的軟件和硬件設(shè)備，可想而知，對檔案的宣傳工作經(jīng)費少之又少，宣傳工作難以進行。在碰到一些重大宣傳活動的時候，沒有必要的經(jīng)費支持，就不能添置設(shè)備、購買資料，檔案宣傳工作就不能正常開展。其次，大多數(shù)檔案工作人員的工作性質(zhì)和工作狀態(tài)也在一定程度上導致在宣傳方面花的精力也不夠。他們工作時需要埋頭苦干、默默無聞，需要投入大量的時間和精力對檔案材料進行收集、整理、編目、歸檔，專注于檔案業(yè)務(wù)的多，關(guān)注其他方面的少，加之精力有限、對宣傳業(yè)務(wù)不熟悉，很難對檔案工作進行宣傳。再者，檔案工作崗位的要求，要有一定的保密性，加上學校師生利用檔案資料的少，導致學校對檔案工作的了解還遠遠不夠，檔案工作在大多數(shù)高校中被“邊緣化”。
2、宣傳教育功能沒有充分發(fā)揮
高校檔案既是信息資源，記載著學校發(fā)展歷史，更是教育資源，可以實現(xiàn)育人功能。因此，開展檔案的宣傳教育，是高校教書育人的重要組成部分。高校檔案館既是工作部門，也是教育基地。針對學生開展檔案宣傳，可以讓學生從學校的發(fā)展史中學到艱苦奮斗的優(yōu)良作風，從歷屆優(yōu)秀師生代表身上學到勤學務(wù)實、開拓創(chuàng)新的精神風貌，從檔案記錄的真實性中學到誠實守信的高尚品格。然而，目前許多檔案部門沒有將其有用的價值進行挖掘、加以利用，也缺乏有效的參觀學習載體，難以有效地吸引學生參與互動，也難以留下深刻印象，檔案的宣傳教育價值沒有發(fā)揮作用，使之埋沒在浩瀚的檔案資料中。
3、檔案宣傳內(nèi)容和形式單一
宣傳內(nèi)容至關(guān)重要，內(nèi)容的優(yōu)劣直接影響著宣傳效果的好壞。檔案宣傳如果只是搬出來“曬一曬”，僅停留在將館藏原始資料“拿出來”給師生們看一看，宣傳效果肯定會大打折扣。因為高校檔案館最重要的受眾便是年輕的大學生們，陳舊老套的檔案很難引起他們注意、提起他們的興趣。另外，高校檔案宣傳的方式也較為單一，大多習慣采取展館展覽、出版刊物、檔案網(wǎng)站等固有模式進行檔案宣傳，宣傳渠道不多，受眾不廣。最重要的是，展覽、展館、刊物在一定程度上起到了宣傳教育的作用，但畢竟傳播方式具有單向性，不具有互動性，檔案與受眾之間只是一種信息的輸入或傳播，基本沒有交流互動，只能單憑內(nèi)容吸引受眾自行前來觀賞，如果其展現(xiàn)的內(nèi)容不夠生動有趣，吸引力不夠，形成了被動式的宣傳局面，傳播效果將受到嚴重影響。
二、加強高校檔案宣傳工作策略
1、高度重視高校檔案宣傳工作
一是要加大對檔案館宣傳經(jīng)費的投入。經(jīng)費投入的多少可以體現(xiàn)高校重視程度的大小。檔案館是高校的服務(wù)部門，在高校工作中屬于從屬地位，但經(jīng)費的投入應(yīng)予以保障。要在推動檔案的數(shù)字化工作上下功夫，全力推動數(shù)字檔案館的建?O，將檔案館的紙質(zhì)檔案、實物檔案大規(guī)模轉(zhuǎn)化成可廣泛利用、且更易于保存的數(shù)據(jù)信息，檔案館的軟件硬件得到全面保障，是開展好檔案的宣傳工作的基礎(chǔ)和前提。
二是要建立健全檔案宣傳工作機制。高校要加強對檔案宣傳工作的領(lǐng)導，要把檔案宣傳工作擺在檔案部門工作的重要位置，列入議事日程，同時要明確分管領(lǐng)導，幫助協(xié)調(diào)解決工作開展過程中出現(xiàn)的各種困難和問題，明確具體職責分工，將宣傳任務(wù)安排到人到崗，確保工作有領(lǐng)導分管、有專人負責?？梢栽跈n案管理部門下設(shè)宣傳科，具體負責高校檔案的宣傳教育職能，確保有專門機構(gòu)來抓。還應(yīng)建立與高校其他部門特別是宣傳部門的溝通交流機制，將學校檔案工作學與校宣傳工作深度融合，讓宣傳部門在檔案宣傳中發(fā)揮作用，提高檔案宣傳工作水平。
2、加強檔案編研，發(fā)揮檔案教育功能
首先，要立足于充分發(fā)揮檔案資源的教育功能，通過查閱或展覽豐富的校史、校園文化檔案資源，讓學校廣大教師和學生受到潛移默化的教育，引導形成社會主義核心價值觀，有效推動校園文化建設(shè)。既可以開展專題展覽，充分利用照片、實物等各類館藏檔案，對學生進行愛國主義教育，還可以通過開展新生校史教育，讓他們知校愛校，樹立起“現(xiàn)在我以學校為榮、以后學校以我為榮”的理想，這樣把它作為學生思想政治教育的第二課堂，潤物細無聲，很自然地讓檔案工作進入了教室、課堂，讓學生不知不覺地受到教育。
其次，做好高校檔案編研工作?？梢约袑W校骨干力量，集中精力編寫校史、大事記、名人錄、專題匯編、文件匯編、優(yōu)秀畢業(yè)生論文選集。高校檔案編研工作具有重要的意義，最大限度地挖掘提煉檔案資源的價值，將其文化價值、歷史價值充分展現(xiàn)出來，可以將學校精神發(fā)揚光大，編研能促進高校檔案的宣傳工作。
3、拓寬宣傳渠道，豐富宣傳形式
宣傳工作向來是媒體的強項，那么如何利用媒體做好高校檔案宣傳工作?需要加強與宣傳部門聯(lián)動，合力打造檔案宣傳的效果。要充分利用高校的廣播臺、校報、校園網(wǎng)、宣傳櫥窗等對學校的歷史、事件、人物等進行宣傳，除此之外，還可以開發(fā)新領(lǐng)域進行宣傳，如微信公眾號。高校檔案館可以開通微信公眾號，邀請師生積極掃碼關(guān)注，可以在公眾號后臺以圖文并茂的形式發(fā)布基本的檔案知識，發(fā)布檔案館動態(tài)，還可以在線與師生互動，及時答疑解惑，增進師生對檔案工作的了解。
檔案部門除積極邀請校園媒體大膽主動地做好內(nèi)宣工作外，還應(yīng)主動出擊，多發(fā)掘生動有趣的館藏資源，組織人員撰寫新聞素材，向校外媒體踴躍供稿，但要做好保密與保護工作。通過內(nèi)宣和外宣，更好地實現(xiàn)高校檔案工作宣傳效果。
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