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談提升檔案管理有效性策略
一、檔案管理的主要內(nèi)容
傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要就是對相關(guān)信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應(yīng)的檔案管理工作來提供附加的資源服務(wù)等。在新時(shí)期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術(shù)來不斷提升檔案管理的有效性。通過強(qiáng)化信息資源的分享過程，并且提升相關(guān)過程中的工作效率。新時(shí)期下，檔案管理工作主要就是從傳統(tǒng)的保管為主，到現(xiàn)代的分享、數(shù)字化管理為主的轉(zhuǎn)變。因此要想更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應(yīng)該對于檔案管理工作的內(nèi)涵予以深入了解。
二、當(dāng)下檔案管理存在的問題
在當(dāng)下檔案管理工作的開展中，其中的檔案資源的保管有很多種形式，比如文字、聲音、圖像等內(nèi)容，但是對著相關(guān)的檔案資源以各種形式體現(xiàn)卻沒有詳細(xì)的規(guī)定。因?yàn)闄n案本身其存在較多的文字資料，如果缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)使得相關(guān)工作的開展較為混亂。同時(shí)對于檔案管理來說，信息化建設(shè)不僅僅是使用電腦進(jìn)行辦公，更是通過信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理等工作。而要想實(shí)現(xiàn)真正的信息自動(dòng)化，就應(yīng)該借助相應(yīng)的管理程序，但是實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)以及軟件，并且相關(guān)的系統(tǒng)也只有簡單的檔案歸類、查詢等工作無法適應(yīng)檔案的實(shí)際使用。很多行業(yè)都與之進(jìn)行融合來提升行業(yè)生產(chǎn)力，網(wǎng)絡(luò)資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的一種主要趨勢，但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當(dāng)緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價(jià)值。檔案管理要始終結(jié)合當(dāng)下的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實(shí)際的狀況是不容樂觀的，因此當(dāng)下應(yīng)當(dāng)針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。
三、提升檔案管理有效性策略
(一)完善檔案管理制度
對于提升檔案管理科學(xué)化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應(yīng)當(dāng)在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范化，并且能夠在當(dāng)下制定更為嚴(yán)格的約束體系。從微觀的角度來說，需要各個(gè)單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因?yàn)槠鋵τ趩挝坏陌l(fā)展是至關(guān)重要的，雖然其很多時(shí)候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其內(nèi)涵價(jià)值，要能夠?qū)n案管理工作與相關(guān)部門的建設(shè)相結(jié)合，比如建立更為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核制度、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究制度等來提升相關(guān)工作人員的積極性。能夠從根本上完善檔案管理的輸入與輸出相關(guān)工作。
(二)提升檔案管理人員素養(yǎng)
在新的形勢下，要能夠使用更加先進(jìn)的技術(shù)來對檔案管理工作的開展予以支持，當(dāng)前對于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還需要通過理論結(jié)合實(shí)踐，掌握信息技術(shù)等內(nèi)容，自身也應(yīng)該具備更強(qiáng)的專業(yè)情感以及責(zé)任意識(shí)，在工作的過程中能夠更有效地提升自身的價(jià)值。此外對于單位來說，也應(yīng)該針對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，加強(qiáng)其對于專業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強(qiáng)化，在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)能力的隊(duì)伍。
(三)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)
首先應(yīng)該爭取在政策方面的支持，因?yàn)橐鞔_檔案信息化本身就是一個(gè)一本萬利的項(xiàng)目，雖然對于初期的建設(shè)來說，需要較大的資金和人力進(jìn)行投入，但是其在完成之后，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。對于任何工作來說，理念都是行動(dòng)的先導(dǎo)，只有樹立更加先進(jìn)的理念才能將之作為行動(dòng)的引導(dǎo)，要能夠重視開展相關(guān)工作的重要性，并且將理念傳達(dá)到相關(guān)領(lǐng)域的各個(gè)階層。進(jìn)而方便對于整個(gè)工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理。檔案管理信息化建設(shè)需要有一套標(biāo)準(zhǔn)作為規(guī)范，就像日常的工作一樣，需要具備相應(yīng)的制度予以監(jiān)督實(shí)施。因此需要建設(shè)以及完善相??的標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范，對于單位以及企業(yè)來說，應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范，并且根據(jù)當(dāng)下檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)予以完善和實(shí)施，或者是形成一個(gè)準(zhǔn)體系，促進(jìn)我國形成更加完善的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理還需要具備資源作為支撐，對于當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰(zhàn)略性資源，因此要能夠針對其中的資源予以建設(shè)，比如建設(shè)對各個(gè)企業(yè)、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當(dāng)下的檔案館來實(shí)現(xiàn)檔案資源信息庫的統(tǒng)一。
四、結(jié)束語
當(dāng)前隨著社會(huì)的發(fā)展，影響到檔案管理工作中的因素也越來越多。當(dāng)下要能夠緊緊抓住信息技術(shù)快速發(fā)展為檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，同時(shí)也應(yīng)該針對傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的不足予以重視，不斷重視在檔案管理工作中內(nèi)部動(dòng)力的創(chuàng)造，通過不斷提升檔案管理人員自身的素養(yǎng)，并且對工作改進(jìn)來更好地增強(qiáng)檔案管理的有效性，進(jìn)而為我國檔案管理質(zhì)量的提升提供內(nèi)生動(dòng)力。
淺議醫(yī)院檔案管理中存在的問題與應(yīng)對策略
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展為我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展創(chuàng)造了有力的外部條件，而檔案管理工作作為可以直接反映醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營效果的重要管理內(nèi)容，在時(shí)代發(fā)展的過程中卻沒有得到應(yīng)有的重視，并且存在諸多問題，如制度不完善、管理人員素質(zhì)不足等，對于這一情況，醫(yī)院需要不斷加強(qiáng)對管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)制度建設(shè)，并且結(jié)合時(shí)代特征，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化我，為醫(yī)院的正常運(yùn)行提供根本上的保障。
一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題
由于醫(yī)院檔案管理工作自身具有一定的復(fù)雜性，且工作內(nèi)容重復(fù)、繁瑣，因此在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中難免會(huì)存在諸多問題：第一，醫(yī)院在實(shí)際經(jīng)營與管理的過程中，通常是更加注重醫(yī)療水平方面的提升與管理，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有予以相應(yīng)重視，而檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)也較為隨意，缺乏專門的保管室，使得檔案管理工作中問題頻發(fā);第二，管理制度不健全。目前檔案管理工作的進(jìn)行，主要是依靠醫(yī)院主觀來完成的，并沒有建立起專門的、完善的管理制度，這就使得管理人員在實(shí)際工作的過程中缺乏足夠的約束與參考依據(jù)，在管理過程中存在缺乏責(zé)任性、檔案整理不及時(shí)等等諸多情況，無法保證檔案管理工作質(zhì)量;第三，管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。大部分醫(yī)院經(jīng)營者通常是將培養(yǎng)優(yōu)秀的醫(yī)療技術(shù)人員作為主要目標(biāo)，并沒有針對檔案管理人員開設(shè)專門的培訓(xùn)課程，加之醫(yī)院沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致員工專業(yè)素質(zhì)不足、工作能力不強(qiáng)等諸多情況;第四，信息化建設(shè)不足。隨著當(dāng)前科技的進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，對于提高工作效率、實(shí)現(xiàn)信息化管理具有重要意義。然而目前仍有一部分醫(yī)院，沒有結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，其信息化程度明顯不足，因而檔案管理工作質(zhì)量也無法得到有效提升[1]。
二、醫(yī)院檔案管理問題的應(yīng)對策略
(一)從思想上予以檔案管理一定重視
在時(shí)代發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的經(jīng)營理念早已經(jīng)無法適用于現(xiàn)階段的醫(yī)院經(jīng)營，因此，醫(yī)院經(jīng)營者在今后發(fā)展的過程中，應(yīng)從思想上轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)知，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并且對于其設(shè)施設(shè)備、空間的使用給予一定支持，設(shè)置單獨(dú)的檔案保管室，而對于檔案保管室也需要進(jìn)行定期通風(fēng)，保證空氣流通，防止檔案出現(xiàn)發(fā)霉情況。除此之外，還應(yīng)該重視檔案保管室的衛(wèi)生情況，定期對室內(nèi)進(jìn)行清理，將廢紙、廢品及時(shí)丟棄，充分保證檔案的安全性[2]。
(二)優(yōu)化管理制度
對于檔案管理制度，醫(yī)院需要針對在醫(yī)院檔案管理過程中的常見問題，結(jié)合先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，歸納并總結(jié)出出符合醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)定的內(nèi)容，使得管理制度可以得到進(jìn)一步完善。為了防止出現(xiàn)工作人員責(zé)任推諉的情況，還需要對責(zé)任追究制度予以完善，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的身上，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性[3]。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行完善，對于在工作過程中表現(xiàn)良好的工作人員應(yīng)予以一定的精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，使其在今后工作的過程中可以始終保持良好的工作狀態(tài)，有效提高檔案管理質(zhì)量。
(三)加強(qiáng)人員培訓(xùn)
為了有效提高管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力，醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德兩方面著手，提高檔案管理人員的工作能力，促使其在今后的各項(xiàng)工作中，可以結(jié)合專業(yè)知識(shí)來進(jìn)行實(shí)踐操作，并在實(shí)踐中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而全方位提高個(gè)人的工作能力，保證檔案管理工作效率的有效提升。此外，醫(yī)院還應(yīng)該積極引進(jìn)專業(yè)從事檔案管理工作的優(yōu)秀人才，為醫(yī)院的檔案管理工作諸如新鮮活力。
(四)加快信息化建設(shè)
隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然?勢，不僅可以有效提高工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)無紙化檔案，對于檔案整理、保存等具有重要意義[4]。因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展特征，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到醫(yī)院檔案管理中，加大資金投入，促使檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院還需要定期對計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)與更新，以防止因設(shè)備故障而導(dǎo)致檔案信息的丟失，同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員計(jì)算機(jī)能力的培養(yǎng)，使得管理人員可以充分掌握正確的使用方法，防止因操作失誤而造成信息損失。
結(jié)束語：
綜上所述，在以往的經(jīng)營過程中，醫(yī)院并沒有予以檔案管理工作相應(yīng)的重視，在諸多環(huán)節(jié)中仍然存在各種管理問題，對于醫(yī)院的長期經(jīng)營與發(fā)展帶來諸多不利影響。因此在新時(shí)期下，醫(yī)院需要改變傳統(tǒng)的經(jīng)營觀念，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，促使當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展，同時(shí)建立完善的檔案管理制度，針對管理人員專業(yè)素質(zhì)不足的問題，也應(yīng)通過培訓(xùn)的方式來提高其工作能力，從而有效提高醫(yī)院檔案管理工作的有效性。
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