關(guān)于檔案管理論文的范文大全
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新時期高校學(xué)生檔案管理改革初探
一、高校學(xué)生檔案管理的本質(zhì)
高校學(xué)生檔案管理分為學(xué)生終身檔案和臨時檔案。終身檔案指的是學(xué)生從進校開始到畢業(yè)以后由學(xué)校臨時建立起的檔案，這里面包括學(xué)生的表現(xiàn)情況。而臨時檔案中一部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)以后會裝到學(xué)生終身檔案里。由于這兩種檔案階段性的不同，學(xué)生的臨時檔案一般包括學(xué)生基本情況審核表、軍訓(xùn)考核情況、大學(xué)各科成績表、綜合測評情況等。在學(xué)生畢業(yè)以后，臨時檔案的相關(guān)內(nèi)容要放到終身檔案里面，包括其中的學(xué)籍以及軍訓(xùn)表、獎懲表、體檢表等等。
二、高校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
1、高校學(xué)生檔案管理工作沒有得到廣泛的重視和認可
高校學(xué)生檔案的管理也是學(xué)校檔案管理的一部分，很多高校只重視教學(xué)和其他管理的檔案工作，對學(xué)生檔案工作沒有充分的認識，同時相關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)也沒有合理進行，學(xué)生檔案管理工作自然得不到有效的實施。
2、學(xué)生的檔案管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范化
高校學(xué)生的檔案管理工作較為傳統(tǒng)，目前，高校仍未推出一套完善的學(xué)生檔案管理工作規(guī)范，大學(xué)生檔案管理工作的管理模式、管理體制、以及技術(shù)手段仍然較落后。
3、畢業(yè)生檔案后續(xù)管理工作不完善
畢業(yè)生的檔案是在畢業(yè)生畢業(yè)以后由學(xué)校傳遞給學(xué)生，學(xué)生找到工作以后由用人單位向?qū)W校索要學(xué)生的檔案，而沒有找到正式工作的學(xué)生檔案由人才市場等代管，但是由于生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視了對高校畢業(yè)生檔案的管理工作，再加上轉(zhuǎn)遞檔案的環(huán)節(jié)又很復(fù)雜，致使一批學(xué)生的檔案丟失，給學(xué)校的就業(yè)也就帶來了不好的影響。
4、檔案管理的信息失真
目前很多用人單位在接受學(xué)生檔案的時候都希望看到學(xué)生的真實信息，更多的是希望從中能得到有關(guān)體現(xiàn)個人能力的信息，如誠信度、創(chuàng)新能力等等。然而當(dāng)前的檔案卻似乎對于這些方面體現(xiàn)的很少，大多數(shù)也沒有關(guān)于這方面的記載，即便是有也不過走走過程，沒有個體化特征的體現(xiàn)。
三、新時期高校學(xué)生檔案管理改革
1、提高高校學(xué)生檔案管理制度上的規(guī)范水平
鑒于高校學(xué)生檔案管理中所出現(xiàn)的問題，筆者給予相關(guān)的建議。例如，在學(xué)生檔案管理上，要實行規(guī)范化和統(tǒng)一化管理。這也就是說要保證學(xué)生檔案的真實性，而高校學(xué)生檔案管理員也要充實自己的業(yè)務(wù)水平，統(tǒng)一進行業(yè)務(wù)的規(guī)范管理。由于學(xué)生多、學(xué)籍分類也多，檔案也要分類管理，這里面可依據(jù)高校學(xué)生的學(xué)籍來管理，對于學(xué)生學(xué)籍要做到靈活管理、目錄明確、層次清晰。重要的是要避免文件以及材料重復(fù)歸檔和遺漏等問題。檔案管理部門人員要保證各種材料的完整性和準(zhǔn)確性，為學(xué)校培養(yǎng)高校人才，也大大地提高了高校學(xué)生檔案管理水平。
2、充分利用高校學(xué)生檔案的信息資源，擴大高校學(xué)生檔案管理的信息化范圍
高校大學(xué)生檔案管理的信息化是大學(xué)生檔案管理工作中急需解決的任務(wù)，這對于提高教學(xué)質(zhì)量和提高大學(xué)生管理工作上起到促進作用。擴大高校學(xué)生檔案管理的信息化范圍，可以用科學(xué)、系統(tǒng)的角度對檔案資源進行分析，更好地發(fā)揮檔案的作用，給用人單位準(zhǔn)確、完善的學(xué)生信息，這也是解決高校學(xué)生就業(yè)難的有力措施。因此，檔案管理工作人員要重視檔案管理的基礎(chǔ)工作，也就是對數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核等一系列工作都要保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性以及完整性，同時也要注意電子檔案的完整性，必要時可以加以補充。
3、教導(dǎo)學(xué)生加強檔案意識
許多高校的大學(xué)生對于檔案的意識還沒有提高上來，甚至遠遠低于我們父輩的一代，為此，高校要以求實創(chuàng)新的態(tài)度，對于畢業(yè)生檔案管理工作積極開展。與此同時還要利用報紙、廣播等媒體手段對檔案的作用進行宣傳，讓學(xué)生了解檔案，認識到檔案對于一個人的重要性，在我國目前檔案與戶籍以及各項補貼福利制度的關(guān)聯(lián)性較大，因此，一旦失去檔案，整個生活都會收到影響。尤其對于那些工作尚未落實的大學(xué)生，檔案就更重要。筆者有一個遠方的親戚，自2008年6月份畢業(yè)以后，檔案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，筆者見到她提起這件事才知道自己的檔案竟在本人手中放了三年。有關(guān)于檔案存放的問題，許多畢業(yè)生都不是很清楚，在我國大部份地區(qū)，檔案如果兩到三年之內(nèi)不進行人士代理，不但工齡要少算，而且對于以后工作、學(xué)習(xí)、職稱申報以及養(yǎng)老保險等都有一定的制約性。作為反映一個人一輩子成長歷史的人事檔案是極其重要的。
4、用人單位要努力承擔(dān)起有關(guān)畢業(yè)生人事檔案相關(guān)的問題
畢業(yè)生的檔案一方面可以為用人單位提供篩選人才的依據(jù)，另一方面也為用人單位綜合選擇人才提供了有力條件。高校畢業(yè)生來到人才市場挑選工作，而用人單位也在挑選，用人單位根據(jù)學(xué)生的個人情況，如專業(yè)、社交能力、外語能力等等進行擇優(yōu)錄取。我國這些年來經(jīng)濟體制等也發(fā)生了巨大的變化，合資企業(yè)、私營、民營、外商獨資企業(yè)如雨后春筍般豐富著我國市場經(jīng)濟的大環(huán)境，這可以很大程度上解決我國畢業(yè)生就業(yè)的壓力，在畢業(yè)生確定就業(yè)意向后，用人單位與畢業(yè)生簽訂就業(yè)協(xié)議，然后將協(xié)議書轉(zhuǎn)移到學(xué)校，學(xué)校將學(xué)生的檔案以及戶口關(guān)系等賺到用人單位以及單位的主管部門。然而，目前我國就業(yè)壓力很大，學(xué)生外出找工作時碰到許多單位沒有提供各項社會保險等保障措施，其中簽訂就業(yè)協(xié)議也就是蓋個戳而已，大多數(shù)都流于形式，學(xué)生將協(xié)議反饋給學(xué)校，大多數(shù)學(xué)校也只是進行上報的工作，增強學(xué)校就業(yè)能力的信譽度而已。
中職院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策
學(xué)生檔案是人事檔案的組成部分，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會實踐的真實歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系和經(jīng)濟狀況的主要原始材料，它由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成，是學(xué)校與社會聯(lián)系的渠道紐帶，既是學(xué)生就業(yè)和用人單位做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)，又是做好學(xué)生管理工作的重要手段。
一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題
中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理包括對學(xué)生在校期間和畢業(yè)后的追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。但由于眾多原因，中職學(xué)校學(xué)生檔案收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌，下面就當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理主要存在的幾個方面的問題做相關(guān)概述。
(一)學(xué)生檔案管理意識薄弱，重視力度不夠
管理員或?qū)W生沒有意識到學(xué)生檔案是學(xué)生管理、人才培養(yǎng)及畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)。首先，學(xué)生把學(xué)生檔案視為與己無關(guān)，是管理教師的特定任務(wù)，缺少主動參與個人檔案材料收集的意識;其次，作為管理者也通常是在學(xué)生畢業(yè)時才注重完善歸檔材料，沒有在日常工作中加以收集、整理與完善，造成學(xué)生檔案內(nèi)容缺乏，不實，不能真正或很好的達到使用價值。
(二)學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范、不完整
學(xué)生檔案中存在著班主任鑒定千篇一律、材料缺失、內(nèi)容單一、信息量不足等方面的問題。檔案工作人員在收集整理歸檔材料時，僅限于學(xué)籍表、學(xué)生登記表、成績記載表、畢業(yè)生登記表及入黨、入團等方面的材料，而把能客觀直接反映學(xué)生專業(yè)技術(shù)水平、實踐能力以及創(chuàng)新能力的材料棄之一旁，諸如學(xué)生技能競賽證書、各種獎勵證明，一般都不歸檔，使得用人單位難以全面掌握和了解畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。用人單位在查看學(xué)生檔案時，更多的是希望能從中獲悉畢業(yè)生是否具有從業(yè)需要的知識和技能，是否具有良好的職業(yè)適應(yīng)能力和開拓、進取、創(chuàng)新的精神;是否具有吃苦耐勞的精神、腳踏實地的作風(fēng)、強烈的事業(yè)和責(zé)任感。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，即使有，也缺乏個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠。
(三)檔案管理員整體素質(zhì)不高
中職學(xué)校檔案管理員應(yīng)具備較高的文化水平和基本的政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和政策方針，掌握檔案管理工作的基本理論原則和基本方法，具備檔案管理工作能力和必要的文字處理能力。但當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理員達到上述要求的不多，有的檔案管理員是轉(zhuǎn)行做檔案工作的，有的是兼職做檔案工作的，有的是剛從學(xué)校畢業(yè)分配來的，部分檔案管理員對學(xué)生檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏基本的業(yè)務(wù)知識和技能，缺乏檔案的現(xiàn)代管理技術(shù)手段。
(四)管理制度不健全
由于檔案管理制度不健全，部分學(xué)生歸檔材料質(zhì)量差、手續(xù)不完備、書寫不規(guī)范、形式不統(tǒng)一。比如，有些該由單位負責(zé)人簽字蓋章的欄目，常常只蓋章或只簽名，有的簽字蓋章的時間漏填等問題;有的學(xué)校學(xué)生成績單沒有教務(wù)科公章，甚至學(xué)生成績單采用復(fù)印件。有些學(xué)生的檔案獎懲記錄不詳細或過于籠統(tǒng);歸檔材料紙張大小不一，紙質(zhì)不符合存檔要求。少數(shù)學(xué)生檔案存在涂改現(xiàn)象，在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不密封，不按規(guī)定辦理;還有的學(xué)生檔案直接由本人遞交，沒有嚴格遵守檔案法和上級的有關(guān)規(guī)定。
二、解決中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的辦法
(一)提高檔案管理人員素質(zhì)
不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和文化水平，培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，是做好檔案工作的重要保證。采用多種有效措施，讓檔案管理人員參加崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識。采用長期培養(yǎng)與短期培訓(xùn)相結(jié)合，學(xué)校教育與實際工作鍛煉相結(jié)合，脫產(chǎn)學(xué)習(xí)與在職自學(xué)相結(jié)合方式培養(yǎng)檔案管理人員，同時鼓勵檔案管理人員向同行學(xué)習(xí)先進的管理方法，擴大知識面，提高政治思想水平和道德素質(zhì)，充分調(diào)動其工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高業(yè)務(wù)管理技能，促進中職學(xué)校檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。
(二)加大宣傳力度，強化師生檔案意識
學(xué)校要認真組織學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，充分認識學(xué)生檔案工作的重要意義，樹立和增強檔案管理的意識。教師要重視檔案材料的收集、整理和歸檔等工作，從對社會負責(zé)、對學(xué)生負責(zé)的高度，認真填寫學(xué)生的學(xué)籍卡、學(xué)期鑒定和畢業(yè)生登記表等方面的內(nèi)容，及時將檔案材料轉(zhuǎn)交檔案管理員;學(xué)生要重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚和格式規(guī)范。
(三)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度
第一，規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須使用統(tǒng)一紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
第二，建立歸檔材料收集制度。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段：第一個階段是收集招生時形成的和中職學(xué)校入學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時和學(xué)生入學(xué)時就著手抓緊收集;第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料，向教務(wù)處、團委和學(xué)生會收集評優(yōu)評獎等材料;第三個階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評價材料，例如有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。
第三，嚴格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。一方面必須認真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進行：如填寫轉(zhuǎn)遞單―填寫轉(zhuǎn)檔登記―嚴密包封―通過機要轉(zhuǎn)遞―檢查收存回執(zhí)―回執(zhí)未退的及時催查(應(yīng)在一月之內(nèi))。同時，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團)級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機構(gòu)。若用人單位不具備保管條件，就應(yīng)送到人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對中職學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在校期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學(xué)生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案的復(fù)印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現(xiàn)象發(fā)生。
(四)加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐
隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，隨著中職生數(shù)量的劇增和檔案內(nèi)容和數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工操作已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代改革的需要。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計劃、有步驟地實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該積極開發(fā)實用、高效、功能強大的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化的步伐。
總之，學(xué)生檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，通過逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、制度化，即可以使學(xué)生檔案更好地為學(xué)生服務(wù)，又能使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。
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