淺析秘書的禮儀修養(yǎng)

淺析秘書的禮儀修養(yǎng)

　　我國現(xiàn)今秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項(xiàng)等。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的淺析秘書的禮儀修養(yǎng)，希望可以幫助大家!

　　淺析秘書的禮儀修養(yǎng)

　　(1)秘書的服飾禮儀對(duì)個(gè)人的作用

　　1、交往中得體的服飾可以讓對(duì)方獲得良好的第一印象。根據(jù)心理學(xué)的人際吸引原則，在人際交往過程中“第一印象”往往會(huì)直接影響日后的交往能否順利進(jìn)行。因?yàn)槿藗兂Ｒ缘谝淮谓煌闹X作為判斷對(duì)方人品、能力的依據(jù)，并確定是否繼續(xù)交往以及交往的方式、交往的深度。心理學(xué)的實(shí)驗(yàn)結(jié)果表明，人們對(duì)他人的認(rèn)識(shí)和看法，往往只是對(duì)第一印象的強(qiáng)化或弱化，因此有“公共活動(dòng)的成敗取決于第一次接觸”的說法。人很難改變自己的容貌，但很容易改變自己的著裝，得體的著裝能給人眼前一亮的感覺。

　　2、得體的服飾可以增強(qiáng)秘書人員的自信心。學(xué)會(huì)用服飾裝扮自己是秘書人員改善自我形象、增強(qiáng)自信心，在公務(wù)活動(dòng)中被人接受、受人歡迎的重要手段。信心是力量的源泉。秘書人員具備了充分的自信心，就能在公務(wù)活動(dòng)中做到彬彬有禮，熱情大方，自尊而不自負(fù)，坦誠而不魯直，謙虛而不拘謹(jǐn)，老成持重而不圓滑世故。我們自己試試就可以發(fā)現(xiàn)：當(dāng)你穿著整潔的西裝、打著標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)帶與人交往時(shí)，無論是走姿還是坐姿都要比著休閑裝莊重許多、精神許多。

　　3、得體的著裝可以展示秘書人員良好的文化修養(yǎng)。良好的文化修養(yǎng)是建立在扎實(shí)的學(xué)識(shí)基礎(chǔ)之上的。秘書人員代表著企業(yè)和個(gè)人的雙重形象，秘書良好的形象反映著企業(yè)奮發(fā)向上的精神面貌。秘書人員維護(hù)個(gè)人形象也就是維護(hù)企業(yè)形象，社會(huì)公眾正是通過感受秘書的親和力而對(duì)企業(yè)產(chǎn)生好感的。

　　(2)秘書的服飾禮儀對(duì)企業(yè)的作用

　　1、秘書作為企業(yè)(組織)的一員，其服飾反映著企業(yè)的實(shí)力和經(jīng)營理念。目前，世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)正在發(fā)生重大變化，多元化經(jīng)濟(jì)格局和國際市場(chǎng)一體化趨勢(shì)要求企業(yè)調(diào)動(dòng)一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業(yè)的知名度。“人靠衣裝，佛要金裝。”優(yōu)雅得體的服飾可以顯示企業(yè)的實(shí)力，統(tǒng)一著裝可以顯示企業(yè)的團(tuán)隊(duì)精神，在外觀上給人一種管理科學(xué)、制度嚴(yán)格、訓(xùn)練有素的印象，也可以使員工增強(qiáng)對(duì)企業(yè)目標(biāo)的認(rèn)同感和作為企業(yè)一員的使命感、自豪感，產(chǎn)生對(duì)企業(yè)的歸屬感，從而形成強(qiáng)大的凝聚力。

　　2、得體的服飾展示著企業(yè)的獨(dú)特個(gè)性。每個(gè)企業(yè)都有其獨(dú)特的個(gè)性，不同的企業(yè)因經(jīng)營理念的不同而有不同的經(jīng)營管理方法、不同的品位。服飾反映著企業(yè)文化和員工的精神面貌，高雅得體的服飾有助于樹立企業(yè)富有省略的風(fēng)格形象。

　　淺析秘書的接待禮儀

　　一、 思想上的準(zhǔn)備

　　1、誠懇的心。對(duì)于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對(duì)待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當(dāng)碰到難以對(duì)付的客人時(shí)，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時(shí)，我們要穩(wěn)定對(duì)方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶著真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個(gè)單位的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)該要有主動(dòng)協(xié)助的精神。當(dāng)我們比較空閑時(shí)，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時(shí)，秘書人員應(yīng)該主動(dòng)向前接待，不能坐視不管。團(tuán)結(jié)合作精神是一個(gè)企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素，更有利于樹立良好的企業(yè)形象。

　　二、業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)能力的準(zhǔn)備

　　秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備，要有會(huì)議記錄等專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場(chǎng)營銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時(shí)，秘書要養(yǎng)成及時(shí)收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會(huì)大大提高接待的效果。

　　三、物質(zhì)準(zhǔn)備

　　對(duì)于秘書來說，這方面的準(zhǔn)備包括接待環(huán)境和接待物品的準(zhǔn)備。

　　1、環(huán)境準(zhǔn)備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔，秘書人員可以的會(huì)客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準(zhǔn)備。根據(jù)接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現(xiàn)組織文化的口號(hào)等，這都會(huì)給來賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準(zhǔn)備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào)，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當(dāng)著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會(huì)客室是非常失禮的，會(huì)讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施，定時(shí)清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。

　　四、了解來賓的情況

　　秘書人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點(diǎn);來訪者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計(jì)劃

　　不論做什么事，事先要有準(zhǔn)備，“凡事預(yù)則立”。來訪者到之前，秘書人員要做好接待計(jì)劃。合理安排各項(xiàng)接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

　　秘書要做好接待工作必須掌握一定的原則。

　　1、熱情周到，平等待人。在接待中，秘書人員要有熱情的態(tài)度，要有細(xì)致的工作作風(fēng)，細(xì)心體貼照顧來訪者。秘書人員舉止要大方得體，接待客人時(shí)，不要做與接待無關(guān)的事情。對(duì)待不同的來訪者，秘書要一視同仁，不要有親疏、遠(yuǎn)近之別。要時(shí)刻考慮客人感受，堅(jiān)持原則，靈活變動(dòng)。

　　2、講究禮貌。當(dāng)來訪者到達(dá)時(shí)，秘書要主動(dòng)向前打招呼，讓來賓感到受歡迎，用一些禮貌用語，如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。秘書看見有客人來時(shí)，應(yīng)該放下手上的工作招呼客人。

　　3、精簡務(wù)實(shí)。接待工作不僅要重視程序和禮儀，還要?jiǎng)?wù)實(shí)，把解決實(shí)際問題、促進(jìn)相互之間的友好合作為接待知道思想。

　　4、講究信譽(yù)，遵時(shí)守約。守信是待人處事的基本原則，在接待活動(dòng)中，秘書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時(shí)約，應(yīng)提前通知或事后解釋，以真誠的態(tài)度道歉。

　　5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言，在接待中，秘書人員的著裝直接影響到客人對(duì)你的第一印象，關(guān)系到個(gè)人形象和公司的形象。秘書要注意自己的面部表情，接待客人時(shí)面帶微笑。平常要注重自己的儀容，學(xué)會(huì)化妝，使自己的妝容得體。

　　6、熱情送客。送客時(shí)，要等客人伸出手時(shí)，秘書方可相握，不能先伸手。秘書先伸手會(huì)讓客人感覺有厭客之嫌。秘書在送客時(shí)一定要誠懇、有禮貌、熱情，讓來訪者感到溫暖，也會(huì)給客人留下美好的印象。