學(xué)校檔案管理制度
檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾?，F(xiàn)在，就來看看以下三篇關(guān)于學(xué)校檔案管理制度的文章吧!
學(xué)校檔案管理制度
檔案資料管理是學(xué)校常規(guī)管理的一個重要主成部分。它既是學(xué)校管理和教育教學(xué)、財務(wù)工作的歷史紀(jì)錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學(xué)常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料室，由校辦負(fù)責(zé)，校辦干事(檔案資料員)具體負(fù)責(zé)，其它各職能部門相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學(xué)校行政人事檔案包括行政會議紀(jì)錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會材料等分別由相關(guān)部門干事負(fù)責(zé)收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
4、學(xué)校教務(wù)檔案包括會議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、由相關(guān)部門干事負(fù)責(zé)收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學(xué)?？倓?wù)部檔案包括會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關(guān)負(fù)責(zé)人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學(xué)校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔，。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，查閱檔案不得隨意借出、不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
9、加強(qiáng)檔案的嚴(yán)禁保密，不得泄露。
學(xué)校檔案管理制度范本
一、檔案的收集
要充分認(rèn)識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學(xué)校。
4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案，應(yīng)全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理，按要求進(jìn)行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設(shè)立庫房，庫房的要求達(dá)到“十防”，按要求設(shè)置保管設(shè)備，材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進(jìn)行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等，嚴(yán)守保密規(guī)定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，二人以上人員監(jiān)銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷，以防失泄機(jī)密。
3、要遵守保密規(guī)定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
高等學(xué)校檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。
第四條 國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度;
(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展;
(三)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi);
(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作。
第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備
第六條 高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：
(一)建校歷史在50年以上;
(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上;
(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。
未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。
第七條 高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。
第八條 高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作;
(二)擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實;
(三)負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料;
(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源;
(五)組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作;
(六)開展檔案的開放和利用工作;
(七)開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);
(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能;
(九)開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。
有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。
第九條 高校檔案館設(shè)館長一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)，應(yīng)當(dāng)具備以下條件：
(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷;
(二)有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神;
(三)年富力強(qiáng)，身體健康。
第十條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。
第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。
第十二條 高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。
第十三條 高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。
第三章 檔案管理
第十四條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。
第十五條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
(一)黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀(jì)要;各黨群部門的工作計劃、總結(jié);上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。
(二)行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議紀(jì)錄及紀(jì)要;上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。
(三)學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
(四)教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)〔1987〕6號)執(zhí)行。
(六)基本建設(shè)類：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)〔1988〕4號)執(zhí)行。
(七)儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備(價值在10萬元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。
(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。
(十)外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料;學(xué)校聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動中形成的材料;學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料;學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號等的材料。
(十一)財會類：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)執(zhí)行。
高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
第十六條 高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。
第十七條 歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。
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