2017年采購管理辦法及流程
采購流程是指從采購計劃開始,到采購詢價、采購合同簽定,一直到采購材料進場為止的過程。大家知道一般的采購流程是怎么樣的嗎?就等小編告訴你們把!
采購管理制度及操作流程
一、總則
為了規(guī)范公司采購行為,降低公司經(jīng)營成本,特制定本辦法。
二、管理體制
公司可設立專門的采購部門,具體負責公司采購業(yè)務。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設備的采購,均應符合本辦法的原則精神和采購工作規(guī)程。
公司采購實行集中與分散相結合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購,由采購部門統(tǒng)一辦理;低值、小額或限額以下的采購,由使用的部門各自辦理。
公司實行成批和零星采購相結合體制。
四、根據(jù)年度經(jīng)營計劃,測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃,每年進行1~2次的成批采購;
五、年度物資計劃難以概括,或市場供求變化導致物資需求計劃改變的,可在年度中進行多交的零星采購。
六、貫徹“五適”方針,即以最適當?shù)膬r位、在適當?shù)臅r間、從最適合的地點,購進適當品質及適當數(shù)量的物料。
七、采購計劃與申請
根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現(xiàn)有庫存情況,可以制定年度采購計劃預案。
根據(jù)年內生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化,相應制定半年、季度或月度的具體采購計劃,該計劃按期滾動修訂。
公司年度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理辦公會議批準實施,半年、季度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理審批,月度采購計劃變化不大的經(jīng)總經(jīng)理劃主管副總核準。
根據(jù)采購計劃制作的采購預算表,以一式多聯(lián)方式提交,分別經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理按權限簽批核準。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標準時,可即進提出采購申請,并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施采購。
八、采購實施
采購部收到請購單或采購計劃被批復后,立刻開展多方詢價、比價、議價,按照貨比三家的原則,詢價人員將三家以上候選供應商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇。對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量,獲得批量折扣,降低采購成本。采購詢價獲準后,采購員即與供應商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經(jīng)采購主管和主管副總經(jīng)理批準。重大采購合同須經(jīng)公司律師審核和工商部門鑒證。采購合同經(jīng)雙方簽章生效后,采購員按合同付款進度,向財務部申請借款,及時向供應方支付定金和各期貨物。采購員按合同交貨進度,及時催促供應方按時發(fā)貨。收到托運單據(jù)或提貨憑單后,即前往提貨點,按提貨程序清點貨物品種、質量、數(shù)量或重量,相符后簽收。如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符,質量經(jīng)檢測與合同約定標準不符,采購購員可拒絕接收或將貨物退回供應方。對貨物品種、質量、數(shù)量與合同不符的,采購員及進告知供應方,并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。驗收合格的貨物及時運抵倉庫,辦理移交入庫手續(xù),并持有關發(fā)票和提貨憑證到財務部銷帳。采購員負責對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表,分類監(jiān)控、跟催。采購員對缺貨、不明供應商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題,應及時上報主管處置,尋找替代品或變更生產(chǎn)計劃。
九、其他
1.采購部應采取有效措施,完成公司下達的降低采購成本的指標,或達到采購目標成本。
2.采購員密切關注主要材料、物資市場供求、價格變動情況,趨勢預測,提出最有利的采購時機。
3.采購部分分析主要物料的采購成本及構成,掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本的比重,對有關費用重監(jiān)控。
4.采購部選擇運輸方式,應考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等,多方案比較后選定方式。
5.會同財務部確定貸款分期付款和結算方式,協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù),減少公司采購和庫存資金的占用。
十、采購部對采購員的如下工作行為進行考查、評價:
采購目標成本的完成情況;
采購合同履約率和違約程度;
采購成本節(jié)約額或損失額;
采購物料質量合格率;
價格波動情況;
供應商穩(wěn)定性和開拓供應商新情況;
廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購員業(yè)績檔案,作為考績依據(jù),并作出相應的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由采購部解釋執(zhí)行,經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準生效。
采購流程
1. 采購經(jīng)辦人在“物品申請單或采購定單”內需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。
2. 各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物品申請單或采購定單”交到財務部進行審核,報總經(jīng)理審批后,方能進行采購。
3. 采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報總經(jīng)理審批后復印一份交與財務。
采購方式
1. 集中計劃采購:凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2. 長期報價采購:凡生產(chǎn)用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3. 每年第一個月重新審定上年度供應商,與供應商洽談需兩人以上進行,并對供應商評審,且作出相關評審記錄。
采購實施
1.“物品申請表”批準簽字且到財務部備案后,辦理借支采購金額或通知財務辦進匯款手續(xù)。
2.采購人員按核準的“采購定單或物料申請表”向供應商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后,才能辦理入倉手續(xù)。
采購付款方式
1.物品采購無論金額多少,一律由經(jīng)辦人簽字,財務經(jīng)理審核,總經(jīng)理核準簽字后方可報銷。
2.物料采購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結款或開支票。
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