巧用WPS表格工具實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

　　 通常情況下，人事部門要求新入職的員工填寫員工資料表，以便于了解新員工的基本資料。這些表格通常都與圖 1所示的表格相似，但人事管理員希望將此類表格內(nèi)容添加到數(shù)據(jù)庫中往往是一件非常煩瑣的事情。
圖1 員工資料卡
　　目前WPS文字中為用戶提供了表格與文字相互轉(zhuǎn)換的工具，用戶借助該工具可以比較方便地達到目的。
　　數(shù)據(jù)要求
　　當人事部門收到員工填寫的資料卡后，人事管理員只需要將文檔進行簡單地整理，再利用表格工具進行轉(zhuǎn)換，即可得到下面的數(shù)據(jù)表結(jié)果，如圖 2所示。
圖2 數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換結(jié)果
　　轉(zhuǎn)換方法及步驟
　　步驟1　首先啟動WPS文字，將多個資料卡合并成一個WPS文檔，并將除表一以外各表的主標題－－“員工資料卡”刪除，如圖 3所示。
圖3 多個員工資料合并后結(jié)果
　　步驟2　數(shù)據(jù)初步轉(zhuǎn)換：全選數(shù)據(jù)表，選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單項，在彈出的對話框中選擇“段落標記”選項，點擊“確定”按鈕，如圖 4所示。
圖4 表格轉(zhuǎn)換文本對話框設(shè)置
　　步驟3　重新分隔數(shù)據(jù)：保持文字選定的狀態(tài)下，再選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜文本轉(zhuǎn)換成表格”菜單項，在彈出的對話框中設(shè)置轉(zhuǎn)換列數(shù)為：2列，文字分隔位置選擇“段落標記”選項，點擊“確定”按鈕。如圖 5所示。
圖5 文字轉(zhuǎn)換表格對話框設(shè)置
　　該操作的目的是將字段名與數(shù)據(jù)分隔開，以便于后續(xù)處理。結(jié)果如圖 6所示。
圖6 分兩列顯示的數(shù)據(jù)結(jié)果
　　步驟4　提取“字段數(shù)據(jù)”：復制上表第1列中的“姓名”到“身份證號號碼”10個單元格數(shù)據(jù)，并在標題“員工資料卡”插入空行后進行粘貼。
　　步驟5　刪除多余的“字段數(shù)據(jù)”：使用鼠標選擇上表中的第1列，再使用鍵刪除該列，得到單列表頭和所有明細數(shù)據(jù)列表，結(jié)果如圖 7所示。
圖7 僅保留一組字段的數(shù)據(jù)表
　　步驟6　重新轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)：再次選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單項，將數(shù)據(jù)重新按“段落標記”分隔，以便于最后結(jié)果的轉(zhuǎn)換；
　　步驟7　完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換：保持選定的狀態(tài)下，最后選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜文本轉(zhuǎn)換成表格”菜單項，在彈出的對話框中設(shè)置轉(zhuǎn)換列數(shù)為：10列（此數(shù)值根據(jù)用戶實際的字段數(shù)而定），文字分隔位置選擇“段落標記”選項，點擊“確定”按鈕。
圖8 數(shù)據(jù)最后轉(zhuǎn)換使用的對話框　　
　　到此為止，所有轉(zhuǎn)換完畢，轉(zhuǎn)換結(jié)果如圖 9所示，用戶只需要將表格式重新調(diào)整后，即可得到如圖 9的效果。
圖9 轉(zhuǎn)換完畢后最終結(jié)果
　　操作技巧
　　1、對于全表的轉(zhuǎn)換，用戶可以將光標置于表格中，系統(tǒng)可自動選擇全表數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換。
　　2、如果用戶需要刪除單元格內(nèi)容，可使用鍵；如果需要刪除表格（包括行或列），可以使用鍵來進行操作。
　　小結(jié)
　　1、用戶使用“表格轉(zhuǎn)換工具”，可以進行表格和文本的互相轉(zhuǎn)換。
　　2、在文本轉(zhuǎn)換表格時，用戶可以通過“列數(shù)”的自定義，來控制轉(zhuǎn)換后的表格的結(jié)構(gòu)。
　　3、本技巧主要利用字段與數(shù)據(jù)的一一對應關(guān)系，有目的地提取出字段名和明細數(shù)據(jù)，再通過“表格與文本互相轉(zhuǎn)換”達到最終目的。