“省出大企業(yè)”法則之三：決戰(zhàn)行政部

　　如果行政部，分析辦公成本時(shí)像調(diào)研部門一樣細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，推行新政時(shí)如廣告部一樣循序善誘，執(zhí)行規(guī)定如財(cái)務(wù)部般一絲不茍，如秘書般對(duì)你的工作需求了如指掌，那么，他就是能省出大企業(yè)的王牌行政部。

　　2004年以前，過了夜里9點(diǎn)半，神州數(shù)碼業(yè)務(wù)人員“聯(lián)系客戶”的高峰就到來了。而2004年以后，全部改在正常工作時(shí)間，這不是業(yè)務(wù)部門的調(diào)整，而是來自信息化管理部，一項(xiàng)改革，節(jié)省了神州數(shù)碼近千萬的通訊費(fèi)用，而這項(xiàng)改革的背后，還有一本詳實(shí)細(xì)致的通訊狀況分析報(bào)告。

　　信息化管理部鄭小維的報(bào)告，讓神州數(shù)碼的管理層看到了這個(gè)“客戶溝通高峰”的真實(shí)原因：手機(jī)支付網(wǎng)絡(luò)電影下載、私人長(zhǎng)途電話，甚至有人靠電話積分換取免費(fèi)手機(jī)和禮品。晚上九點(diǎn)半，財(cái)務(wù)部下班以后，一個(gè)新的付款窗口卻打開了，員工利用這個(gè)窗口支取了本該節(jié)省下來的近千萬。一位神州數(shù)碼的員工估算，由此開展的通訊改革，節(jié)約的支出是原來的25％-33％.而在此前的2003年底，聯(lián)想也已經(jīng)實(shí)施了控制通訊費(fèi)用的措施：為員工配備小靈通，同時(shí)把移動(dòng)電話報(bào)銷配額削減一半。AdCIS.CN品牌營(yíng)銷網(wǎng)面對(duì)辦公成本節(jié)省，不只在大企業(yè)，對(duì)于那些發(fā)展中的中型企業(yè)更是尤為重要。

　　在從南京到北京的列車上，一位德本電工的技師大談自己的省錢哲學(xué)：“其實(shí)我可以乘飛機(jī)去北京，但是，我決不會(huì)這么做，因?yàn)樽疖嚳梢允〕鲆慌_(tái)筆記本電腦的油水，還能落個(gè)節(jié)約成本的美名”?，F(xiàn)在的目的地是天津，我可以選擇直接從南京去天津，但是卻以買不到票為名，從南京去北京，然后從北京去天津，其實(shí)，我會(huì)從鄭州轉(zhuǎn)車直接回天津。按照時(shí)間計(jì)算，我到北京的時(shí)間是夜里11點(diǎn)30分，第二天從北京去天津，這樣，我不出現(xiàn)在北京，卻可以獲得多一天的補(bǔ)助、多一天的三星級(jí)賓館住宿和北京標(biāo)準(zhǔn)的三餐補(bǔ)助，以及從北京到天津最昂貴方式的單程交通，粗略算下來也有1000元。以此類推，“全程優(yōu)化”成果竟然真的有8000多元。

　　德本電工行政總監(jiān)李響用上面的例子來描述他剛上任時(shí)的情景：“小伎倆可以吞噬大企業(yè)！”2004年11月上任以來，李響推行的旅差優(yōu)化節(jié)省下來的支出，相當(dāng)于整個(gè)華南區(qū)辦事處半年的辦公成本。說到方法，李響的話出人意料：“行政部的成本控制是一個(gè)系統(tǒng)的過程，方法卻總是非常簡(jiǎn)單。”

　　李響介紹說“其實(shí)我就是把出差的同事當(dāng)作物流標(biāo)的，實(shí)現(xiàn)類似GPS的定位而已。”在德本，行政部門接受全國的出差申請(qǐng)，并根據(jù)出差申請(qǐng)制定行程優(yōu)化，所有省會(huì)及二級(jí)城市的住宿和票務(wù)都由總部的指揮中心完成，這樣，出差人員不再需要顧慮機(jī)票，每到一個(gè)目的地，也可以直接按照手機(jī)短信上的地址到離客戶最近的指定酒店住宿，而這一切，是依靠總部行政部門和攜程、億龍等旅行協(xié)助機(jī)構(gòu)共同完成的?？偛繒?huì)盡量根據(jù)拜訪客戶所在的位置，選擇合乎標(biāo)準(zhǔn)且距離最近的酒店，并且隨時(shí)接受員工對(duì)這種安排的投訴和建議。